Quando gestisci un'azienda, è importante avere una chiara comprensione del bilancio della tua azienda. L'assicurazione pagata anticipatamente, per esempio, sarà elencata sotto Asset. Rappresenta i premi assicurativi che sono stati pagati in anticipo. Poiché il costo della copertura è distribuito su diversi anni, può creare confusione. Per questo motivo, molti contabili utilizzano i fogli di lavoro per tenere traccia di questi numeri e prevenire eventuali errori sul bilancio delle spese prepagate.
Cos'è l'assicurazione prepagata?
Alcune aziende scelgono di pagare i premi assicurativi in anticipo, come per il prossimo anno. Gli imprenditori scelgono spesso questa opzione perché consente loro di realizzare risparmi. Lo stesso vale per la maggior parte delle spese prepagate, come l'affitto. Ad esempio, se paghi in anticipo l'affitto per il tuo ufficio, potresti ricevere uno sconto o qualificarti per ulteriori detrazioni commerciali.
Dove l'assicurazione è prepagata, l'importo è solitamente registrato nel bilancio della società. In questo caso, il tuo contabile creerà una voce di giornale a pagamento prepagata che include:
- Conto di affitto prepagato (come debito)
- Contanti (come credito)
Inizialmente, l'affitto prepagato o l'assicurazione saranno registrati come attività. Alla scadenza, verrà registrato come spesa.
Come funziona la contabilità di prepagamento
L'assicurazione anticipata è registrata come attività corrente in quanto non sarà consumata fino a un periodo futuro. Se hai pagato per diversi anni in anticipo, è considerato un bene a lungo termine. Poiché la copertura viene "consumata" ogni mese o ogni periodo contabile, verrà gradualmente spostata nella voce di diario delle spese prepagate. Fondamentalmente, non sarà più considerato un bene, ma una spesa.
La maggior parte dei contabili preferisce non registrare piccole spese sul bilancio delle spese prepagate poiché sono difficili da tracciare nel tempo. Invece, fanno pagare i saldi rimanenti una volta raggiunto un determinato livello minimo o alla fine di ciascun periodo contabile.
Registrazione su un bilancio
Poiché le spese prepagate non sono ancora state sostenute, sono registrate come attività. Il tuo contabile creerà una voce di rettifica per queste spese per spostarle dalla sezione Risorse a Spese. L'assicurazione prepagata e l'affitto prepagato, ad esempio, rientrano in questa categoria.
Puoi anche pagare in anticipo l'elettricità o le forniture per ufficio e registrarli come beni. Mentre si utilizzano questi servizi, è necessario trasferirli al bilancio delle spese prepagate. I rendiconti finanziari della tua azienda non saranno interessati dalla registrazione iniziale del diario per le spese prepagate.
Esempio di assicurazione prepagata
Wilson's Widgets impiega 10 persone. La loro compagnia di assicurazioni concede loro uno sconto per il pagamento anticipato dei loro premi. Paga in anticipo e il costo è $ 1.000 all'anno. Questo li risparmia ogni anno $ 300 per dipendente, così Wilson paga la banconota da $ 10.000 ogni anno fiscale. All'inizio dell'anno, Wilson registra $ 10.000 come risorsa corrente. Ogni mese, sposta $ 834, o 1/12 del totale, nella voce di giornale delle spese prepagate e rimuove lo stesso importo dalla colonna delle attività correnti.
