Il sistema di gestione stipendi fornisce il mezzo necessario al datore di lavoro per elaborare il suo libro paga. Finché il sistema del libro paga soddisfa le esigenze del libro paga del datore di lavoro, quest'ultimo può utilizzare qualsiasi sistema desideri.
Manuale
Un sistema di libro paga manuale dovrebbe essere scelto dopo un'attenta deliberazione. Questo sistema richiede che la persona del libro paga elabori l'intera busta paga a mano; aumentando la probabilità di errori. I datori di lavoro dovrebbero andare con un sistema di paghe manuale solo se hanno pochi dipendenti. L'aspetto positivo di questo sistema è che è poco costoso da implementare.
I datori di lavoro possono acquistare i fogli di lavoro standard da un negozio fermo e farli completare da impiegati. Il datore di lavoro può eseguire calcoli salariali e fiscali su una calcolatrice, buste paga / stub a mano o scrivere una macchina da scrivere e conservare i dati del libro paga cartaceo in scatole di stoccaggio. Tuttavia, il tentativo di utilizzare questo sistema se uno non è a conoscenza delle leggi sui salari, o se il libro paga è troppo grande, può comportare uno stipendio inesatto e un trattamento fiscale.
Computerizzato in-house
Il sistema informatico interno è un'alternativa valida se un datore di lavoro desidera eliminare l'elaborazione manuale delle buste paga. Questo sistema prevede l'utilizzo di software di gestione stipendi, come Z-Pay, Ultipro e QuickBooks, in grado di archiviare i dati del libro paga per la conformità alla registrazione. Calcola salari e detrazioni in base ai dati immessi. Ad esempio, la persona paghe entrerebbe nello stato di archiviazione del dipendente, stato di lavoro e indennità nel software di gestione stipendi. Il software del libro paga ha le tabelle di ritenuta federali e statali codificate nel sistema ed esegue i calcoli.
Questo sistema richiede al dipendente di investire e mantenere il software di gestione stipendi. A seconda della complessità del software, lo staff dei salari potrebbe richiedere una formazione approfondita. Se il libro paga è piccolo, una sola persona pagata può gestire l'elaborazione del libro paga. Ma se il libro paga è grande, con migliaia di dipendenti, un datore di lavoro avrebbe bisogno di assumere uno staff retribuzioni completo, che può includere impiegato / assistente delle paghe, specialista del libro paga, supervisore delle buste paga e responsabile delle paghe. Questo sistema può rivelarsi costoso per i datori di lavoro.
outsourced
L'esternalizzazione del libro paga a un fornitore di servizi di gestione stipendi è spesso un'alternativa economicamente vantaggiosa e rapida per i datori di lavoro. I servizi di gestione stipendi hanno professionisti delle paghe che elaborano le buste paga dei clienti, inclusi pagamenti diretti, assegni in tempo reale e elaborazione W-2. I datori di lavoro pagano una tariffa forfettaria per questo servizio, eliminando la necessità di pagare gli stipendi e i benefici del personale pagati in loco. Inoltre, i datori di lavoro non devono fare i conti con i problemi del software del libro paga. In definitiva, il libro paga in outsourcing dà a un datore di lavoro il tempo di concentrarsi su altri compiti.
Molti fornitori di servizi di gestione stipendi offrono soluzioni di busta paga online, che consentono ai datori di lavoro di accedere ai dati sui salari dei dipendenti e ai registri del libro paga online. Inoltre, i servizi di gestione stipendi in genere offrono ai clienti diversi metodi di trasmissione delle ore di buste paga per ciascun periodo di pagamento, ad esempio via fax, via e-mail o online.
Il lato negativo dell'outsourcing è che quando i dipendenti hanno preoccupazioni sui salari, l'aiuto immediato potrebbe non essere disponibile. Inoltre, quando un servizio di gestione salariale commette determinati errori fiscali sui salari, l'IRS penalizza il datore di lavoro, non il servizio di gestione stipendi. Di conseguenza, alcuni datori di lavoro assumono un amministratore del libro paga in loco, che lavora come collegamento per il servizio di buste paga e il datore di lavoro.
