I datori di lavoro in genere includono uno stub di controllo o una dichiarazione equivalente con lo stipendio di ogni dipendente, sia che si tratti di un documento cartaceo o di uno online per gli assegni di stipendio emessi tramite deposito diretto. Gli stub di controllo sono documenti che possono essere richiesti per soddisfare i requisiti di tenuta dei registri governativi. Anche se il mantenimento degli stub non è obbligatorio, potrebbe essere prudente farlo.
Requisiti FLSA
Il governo federale non ha una regola che impone ai datori di lavoro di emettere o conservare matrici di stipendi. I requisiti di Fair Labor Standards forniscono linee guida per la documentazione relativa ai salari. In generale, le informazioni sui salari devono essere mantenute per tre anni. Se gli stub di controllo vengono utilizzati per registrare alcuni di questi dati, devono essere conservati anche per tre anni. I registri del libro paga devono includere:
- Nome del dipendente, indirizzo e numero di previdenza sociale.
- Il genere e l'occupazione del dipendente.
- La data di nascita dei lavoratori con meno di 19 anni.
- La data e l'ora di inizio e fine di ogni settimana lavorativa. La data di inizio del periodo di gestione è richiesta se diversa dalla settimana lavorativa.
- La data in cui il dipendente è pagato
- Ore giornaliere e settimanali lavorate.
- Il tasso di paga del dipendente.
- Salari regolari, retribuzione per lavoro straordinario e eventuali integrazioni o detrazioni dalla retribuzione del dipendente.
I datori di lavoro devono tenere le carte del tempo o il record equivalente di tempo lavorato per due anni.
Ulteriori requisiti di registrazione del libro paga pubblico
La Commissione per le pari opportunità di lavoro afferma che i datori di lavoro devono conservare tutti i documenti relativi all'occupazione, inclusi gli stub di controllo e i dati sui salari, per almeno un anno. Nel caso in cui un dipendente presenti un reclamo presso l'EEOC, le registrazioni devono essere conservate fino a un anno dopo l'eliminazione definitiva della questione da parte dell'EEOC o un anno dopo il termine di ogni azione legale.
Gli Stati possono imporre ulteriori requisiti di registrazione. Ad esempio, la Texas Workforce Commission afferma che i datori di lavoro devono fornire ai lavoratori uno stub di controllo o un documento equivalente che elenchi tutti i dati utilizzati per preparare uno stipendio. I registri del libro paga devono essere conservati per quattro anni rispettare le regole di conservazione dei registri di disoccupazione del Texas.
Linee guida per la registrazione dei datori di lavoro
Un'azienda o un'organizzazione produce assegni e assegni per vari motivi. L'Internal Revenue Service consiglia di controllare gli stub e i record bancari che fungono da documenti a sostegno a fini fiscali essere conservati per il periodo di limitazioni. Ad esempio, il periodo di limitazioni per le dichiarazioni dei redditi è di sei anni. Nolo.com suggerisce che le aziende mantengano gli stub e le registrazioni finanziarie per almeno sette anni.
