Come pianificare una teleconferenza. Nel mondo aziendale, le riunioni sono una parte vitale della comunicazione. Un modo per condurre riunioni in cui i partecipanti possono trovarsi in diversi uffici, o anche in diverse parti del mondo, è pianificando una chiamata in conferenza. Sebbene le teleconferenze possano essere un modo conveniente per comunicare, ci sono alcuni passaggi da seguire per pianificare con successo. Segui questi suggerimenti per pianificare una chiamata in conferenza.
Decidi una data e un'ora per la tua chiamata in conferenza. Assicurati di prendere in considerazione tutti i partecipanti che risiedono in fusi orari diversi nel pianificare il tempo.Non si desidera pianificare una chiamata in conferenza per un periodo precedente o successivo ai normali colleghi in ufficio.
Organizzare un numero di chiamata in conferenza dal centro conferenze dell'azienda o contattare un provider online che faciliti le chiamate in conferenza. Questo spesso comporta la creazione e la contabilità e il pagamento di una piccola tassa, ma è un'opzione conveniente se la tua azienda non offre servizi di conferenza.
Preparare una richiesta di riunione che specifichi la data, l'ora e l'argomento proposto. Questo dovrebbe essere inviato via e-mail ai partecipanti alla teleconferenza diverse settimane prima del tempo per dare loro il tempo sufficiente per accogliere la vostra chiamata in conferenza. Assicurati di includere istruzioni di composizione specifiche e qualsiasi numero PIN che i partecipanti dovranno accedere alla chiamata.
Creare un ordine del giorno per la chiamata in conferenza. La vostra agenda dovrebbe riguardare ciò che si desidera ottenere dalla teleconferenza, quali risultati saranno necessari in seguito alla chiamata e quali partecipanti saranno responsabili dei prossimi passi.
Invia l'ordine del giorno e tutte le informazioni supplementari che i partecipanti dovranno rivedere diversi giorni prima della chiamata. Potresti includere fogli di lavoro o rapporti che forniscono lo sfondo per l'argomento che intendi affrontare.
Segui personalmente i partecipanti che non hai ricevuto conferma dal giorno prima della conference call. In questo caso è meglio una telefonata, poiché il partecipante potrebbe non aver ricevuto la tua email con la richiesta di riunione.
