La progettazione di un sistema di controllo interno per la tua azienda richiede pianificazione e comprensione delle operazioni dettagliate dell'azienda. I controlli interni servono a diversi scopi, ma i principali sono garantire che l'azienda operi come previsto e impedire che i dipendenti possano appropriarsi indebitamente di beni o denaro. I controlli interni consentono a un imprenditore di sapere che tutto funziona correttamente, senza dover sorvegliare personalmente ogni aspetto dell'operazione.
Esamina tutti i principali processi della tua attività: produzione, gestione delle scorte, crediti, contabilità fornitori, riconciliazione bancaria e qualsiasi altro processo in cui potrebbe essere possibile perpetrare una frode tramite furto o occultamento. Metti nomi o titoli di lavoro in ogni parte del processo di cui è responsabile un individuo. Se non sei sicuro di come funziona un processo, trascorri del tempo "sul campo" e osserva il processo o poni domande ai responsabili.
Valutare ogni fase di ciascun processo per le carenze di controllo che consentirebbero l'opportunità di sottrarre risorse aziendali. Concentrati sulle aree in cui un singolo individuo detiene sia la custodia di beni che la contabilità. Ad esempio, se un dipendente ha il controllo del registratore di cassa ed è anche responsabile della riconciliazione a fine serata, il dipendente ha l'opportunità di rubare denaro e nasconderlo falsificando la riconciliazione. Un altro esempio è la presenza di un singolo dipendente responsabile dell'apertura della posta in arrivo e anche la responsabilità della registrazione degli assegni contabili ricevibili che arrivano nella posta.
Modificare le procedure per le aree in cui sono stati valutati i controlli interni deboli. Separare la funzione di custodia dalla funzione di segnalazione, ove possibile. Anche se potresti non avere abbastanza dipendenti per fare in modo che persone diverse svolgano ciascun lavoro, le funzioni alternative tra i dipendenti che devi separare le funzioni incompatibili laddove possibile.
Documentare a fondo le nuove procedure e familiarizzare i dipendenti con loro. Richiedere il feedback dei dipendenti sull'efficacia delle nuove procedure. È importante assicurarsi che le procedure abbiano senso dal punto di vista aziendale e operativo e non solo come controllo. Regola le procedure in base al feedback, ma tieni sempre a mente lo scopo dei controlli.
Attuare una politica di vacanza obbligatoria, se non l'hai già fatto. La maggior parte dei problemi di furto cronico nelle aziende è consentita di continuare perché nessun altro svolge mai le funzioni del ladro.Quando i dipendenti ladri sono costretti a prendere una vacanza e qualcun altro li riempie, non possono continuare a nascondere il crimine. Questa politica può prevenire il furto e scoprire se succede.
Suggerimenti
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Valutare l'efficacia dei controlli interni almeno una volta l'anno e migliorarli se necessario.
avvertimento
Non aver paura di implementare forti controlli interni perché temi che i tuoi dipendenti pensino che non ti fidi di loro. I dipendenti onesti vogliono lavorare in un ambiente ben progettato.
