La segreteria telefonica aziendale è diversa dalla segreteria telefonica domestica o cellulare in quanto deve trasmettere più informazioni e ha un tono professionale piuttosto che familiare. Le parti di una segreteria aziendale includono il saluto (che indica il tuo nome e il nome della tua azienda), il corpo (che consente alle persone di sapere cosa aspettarsi dai messaggi restituiti) e la stima (che di solito è un semplice "grazie").
Saluto
"Grazie per aver chiamato nome dell'azienda. Hai raggiunto la scrivania di tuo nome. Sono attualmente fuori ufficio e non sono in grado di rispondere alla chiamata. Si prega di lasciare il proprio nome, numero di telefono e un messaggio dettagliato, e restituirò la vostra chiamata il prima possibile. Grazie."
Invece di dire "il prima possibile" per la restituzione dei messaggi, ti consigliamo di indicare quanto presto restituirai il messaggio, ad esempio due giorni lavorativi.
Occupato
Nota: sebbene i saluti indaffarati possano essere utili, a volte possono risultare fastidiosi in quanto una persona che lascia un messaggio potrebbe aspettarsi che una chiamata venga restituita prima.
"Grazie per aver chiamato nome dell'azienda. Hai raggiunto la scrivania di tuo nome. Sono attualmente in un'altra chiamata. Si prega di lasciare il proprio nome, numero di telefono e un messaggio dettagliato, e restituirò la vostra chiamata il prima possibile. Grazie."
dettagliato
I saluti dettagliati sono utili in quanto sembrano essere più professionali; tuttavia, i saluti dettagliati sono spesso più noiosi da tenere sotto controllo.
"Grazie per aver chiamato nome dell'azienda. Oggi è quale giorno della settimana e hai raggiunto la scrivania di tuo nome. Sarò fuori ufficio fino al data alle ora. Se hai bisogno di assistenza prima di allora, contatta nome della persona a numero di telefono. Grazie."
