Una verifica è una procedura formale che un responsabile della revisione effettua per vedere come funziona una società e come può migliorare. Esistono diversi tipi di audit, come prestazioni e finanza, ma tutti seguono la stessa procedura di base. La procedura di solito è suddivisa in quattro sezioni principali, tra cui pianificazione iniziale, lavoro sul campo, reporting e follow-up con chiusura.
Componi e invia una lettera di notifica preliminare al cliente o al reparto sottoposto a revisione. Particolare quando si svolgerà l'audit, quanto a lungo ci si aspetta che esso prenda, l'incarico di responsabile della revisione se l'ufficiale non è tu e una lista di controllo del tipo di dati che cercherete e di cui avrete bisogno durante l'audit.
Pianificare un incontro con i dirigenti dell'azienda o del dipartimento. Definire gli obiettivi e l'ambito dell'audit con i gestori e scoprire quali risorse sono disponibili. Ottieni informazioni approfondite sui processi aziendali o di reparto. Consentire ai gestori di esprimere eventuali preoccupazioni relative all'audit o porre domande.
Condurre un sondaggio di base dell'azienda o del dipartimento. Lo scopo del sondaggio è quello di integrare ciò che hai appreso nella riunione del manager e aiutarti a comprendere meglio gli obiettivi, le operazioni e i meccanismi di controllo attuali dell'azienda, come le procedure di autorizzazione.Una varietà di dati come il manuale aziendale e le dichiarazioni dei lavoratori possono essere utili durante questa fase.
Formulare un piano di lavoro di base sulla base delle informazioni acquisite attraverso la riunione e il sondaggio. Il piano sul campo delinea come ottenere il resto dei dati che userete. Può variare in base a elementi quali la forza dei controlli aziendali.
Parla con i membri dello staff per raccogliere i documenti, che variano in base al tipo di audit specifico che stai conducendo, e ottenere la loro percezione di ciò che sta accadendo in azienda. Chiedi cosa pensano che l'azienda stia facendo bene e cosa potrebbe essere migliorato e perché.
Controlla i documenti che hai raccolto dai membri dello staff. Controlla gli errori di immissione o le informazioni in conflitto. Rivolgiti ai membri del personale per vedere se hanno una spiegazione adeguata degli errori o dei conflitti.
Verificare che la documentazione e le procedure siano conformi alla politica aziendale e alle altre normative locali, statali o federali.
Prova i controlli che la compagnia o il dipartimento ha. Testare solo significa guardare la documentazione per transazioni specifiche, di solito da qualche parte nel quartiere da 24 a 36, più da vicino. Più errori o discrepanze si trovano nella documentazione e nelle interviste, più importante è questo. Se la documentazione inizialmente mostra che i controlli funzionano bene, potrebbe non essere necessario fare molto in questo passaggio. Si dice che gli audit che non testano i controlli seguano un approccio sostanziale.
Formulare alcune opinioni iniziali sull'azienda o sul reparto e su come funziona o potrebbe migliorare. Fornire un feedback alla società o ai responsabili di reparto e chiedere loro una risposta scritta alle vostre raccomandazioni e ai risultati iniziali. La risposta dovrebbe spiegare come i manager intendono risolvere i problemi che hai isolato.
Crea una bozza preliminare del rapporto di verifica. Il rapporto deve includere informazioni di base e delineare l'ambito dell'audit. Deve anche mostrare ciò che hai trovato e quali sono state le tue raccomandazioni basate su tali risultati, nonché copie o estratti delle risposte dei manager.
Incontra un'altra volta i responsabili e discuti la tua relazione approssimativa. Forniscili con copie e rispondi a tutte le domande che i manager potrebbero avere. Il punto di questo incontro è quello di garantire che i manager comprendano tutto ciò che hai fatto e ciò che devono fare per migliorare.
Modifica e modifica il rapporto per creare una bozza finale. La bozza finale dovrebbe includere i risultati della riunione di revisione dell'audit. Distribuire la bozza finale ai manager.
Follow-up con il dipartimento o la società entro sei o 12 mesi per scoprire se la società o il dipartimento ha apportato modifiche per risolvere i problemi identificati durante l'audit.
Scrivi una lettera formale ai gestori indicando ciò che hai appreso durante il follow-up e qualsiasi lavoro aggiuntivo che sarà necessario. Se la società o il dipartimento ha soddisfatto le aspettative, indicarlo nella lettera e dichiarare che avendo raggiunto gli obiettivi di controllo che si sta chiudendo l'audit.
Suggerimenti
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Preparatevi a una certa tensione durante il processo di audit. Le persone spesso sono nervose per gli errori che potresti trovare, anche se gli errori sono innocenti, perché troppi errori possono significare che i loro lavori sono in linea. Rassicurateli che è compito vostro semplicemente investigare, non dare premi o punizioni. Spiega sempre il motivo esatto per cui richiedi dati specifici in modo che i lavoratori comprendano la tua logica.
