Tenere traccia di tutte le entrate e le spese della tua azienda può sembrare travolgente, anche quando gestisci una piccola azienda. Ci sono calcoli da fare, rapporti da preparare, fatture da pagare e tasse da archiviare. L'elenco dei dati finanziari che devono essere compilati mensilmente, trimestralmente e annualmente è spesso infinito.
La buona notizia è che esiste un software di contabilità aziendale per semplificare il processo. Il software giusto ti consente di tenere traccia di tutte le tue informazioni finanziarie in un unico posto e accedere ai rapporti in tempo reale di cui hai bisogno per mantenere la tua azienda senza intoppi.
Perché ho bisogno di un software di contabilità per piccole imprese?
Il software di contabilità per le piccole imprese consente anche il più matematicamente sfidato a mantenere record finanziari accurati. Invece di rintracciare manualmente acquisti, ricevute e profitti dai fogli di calcolo sul tuo computer desktop, puoi risparmiare tempo e risorse umane rintracciando tutto in un programma di contabilità elettronica.
Ci sono molti vantaggi nell'usare un software di contabilità per piccole imprese che può aiutare la tua azienda a funzionare in modo più efficiente. Alcuni dei vantaggi includono quanto segue:
- Semplifica la tua contabilità. Con il software di contabilità per piccole imprese, hai accesso a tutte le tue informazioni finanziarie in un unico posto. Non è necessario verificare con diversi reparti per ottenere le informazioni necessarie o attendere fino alla fine del mese per esaminare i propri dati finanziari. Invece, è possibile accedere al proprio software di contabilità in qualsiasi momento del giorno o della notte da qualsiasi dispositivo per vedere se le fatture sono state pagate, l'inventario è stato inviato, quale parte della vostra azienda è redditizia e dove è possibile apportare alcuni miglioramenti.
- Riduce l'errore umano. Non importa quanto siano competenti i tuoi dipendenti, c'è sempre spazio per errori umani. Il software di contabilità per piccole imprese aiuta a ridurre gli errori nei calcoli e nei rapporti tenendo traccia delle finanze elettronicamente. Quando processi come fatturazione, cronometraggio e riscossione delle bollette vengono effettuati tramite il software di contabilità, ciò aumenta ulteriormente l'accuratezza dei tuoi dati finanziari.
- Consente la collaborazione di gruppo. Il software di contabilità per piccole imprese consente a più persone di accedere alle informazioni finanziarie della tua azienda. Potresti desiderare che le persone che gestiscono le buste paga, il marketing, l'inventario e le vendite abbiano accesso alle informazioni finanziarie in tempo reale della tua azienda in modo che possano svolgere al meglio le loro mansioni. Con il software di contabilità basato sul cloud o caricato sul computer di ogni persona, i membri dello staff di tutta l'azienda possono accedere e ottenere le informazioni necessarie.
- Fornisce approfondimenti. Con la semplice pressione di un pulsante, il software di contabilità per piccole imprese può darti informazioni immediate sulla tua azienda. Sulla base di questi, è possibile personalizzare meglio le spese, gli sforzi di vendita, l'inventario e il personale per rendere la propria azienda più redditizia.
- Mantiene le informazioni sicure. Il software di contabilità di oggi è sicuro, garantendo che le informazioni della tua azienda rimangano all'interno dell'azienda. La maggior parte dei software crittografa le informazioni in modo che possano essere accessibili solo dalla tua azienda. Molti forniscono accessi individuali per ciascun dipendente in modo che solo alcune persone possano vedere determinati aspetti delle informazioni finanziarie. Ad esempio, puoi dare al tuo responsabile delle risorse umane l'accesso ai fogli orari e al libro paga e non a tutte le altre informazioni finanziarie della tua azienda. Se accetti pagamenti direttamente nel tuo software di contabilità, anche quelli sono crittografati.
- Genera rapporti istantanei. La maggior parte dei software di contabilità per piccole imprese ti consente di personalizzare i rapporti di cui hai bisogno e di accedervi immediatamente ogni volta che li desideri. È possibile estrarre istantaneamente tali rapporti come la dichiarazione dei profitti e delle perdite, il riepilogo delle imposte di vendita, la cronologia delle fatture, i pagamenti raccolti e le note spese. Questo aiuta a ridurre i tempi in cui i dipendenti possono spendere mettendo insieme questo tipo di informazioni. È anche possibile generare automaticamente report che mostrano i dati in un modo che ha senso per te, come grafici a torta o grafici.
- Fornisce report specifici per settore. Se si sceglie un software di contabilità per le piccole imprese specifico per il proprio settore, evitare di dover eseguire personalizzazioni che possono aumentare il prezzo del software. Hai anche accesso ai rapporti che sono più preziosi per la tua azienda. Ad esempio, se sei un fornitore di assistenza sanitaria, potresti aver bisogno di funzionalità che ti consentono di fatturare le compagnie di assicurazione. Se trovi software specifico per il settore sanitario, questa funzionalità potrebbe probabilmente essere inclusa o essere un componente aggiuntivo piuttosto conveniente. Per software che è per industrie generiche, la creazione di questa funzionalità per la tua azienda può aumentare il prezzo del software.
- Ti mantiene aggiornato sulle migliori pratiche. Un programma software di contabilità aziendale di piccole dimensioni può mantenere la tua attività attuale nelle migliori pratiche contabili. Con gli aggiornamenti automatici del software e le esercitazioni sulle nuove funzionalità, puoi rimanere aggiornato sulle ultime pratiche di reporting e fiscali senza dover fare affidamento sul tuo commercialista.
Il giusto tipo di software per account di piccole imprese significa meno mal di testa per te e più tempo per tutto il tuo staff per concentrare le loro energie altrove. Quindi, come scegli il software giusto per la tua azienda?
Che software di contabilità è la cosa migliore per una piccola impresa?
Decidere di ottenere software di contabilità per le piccole imprese per la tua azienda è spesso la parte più facile del processo. La parte più difficile è decidere quale software specifico utilizzare.
Ci sono una varietà di opzioni sul mercato, la maggior parte delle quali può essere personalizzata per il tuo business e le tue esigenze. Prima di iniziare il processo di determinazione del software di contabilità per piccole imprese da scaricare o iscriversi, assicurati di sapere quali funzionalità desideri. Prenditi il tempo per cercare le tue opzioni e le caratteristiche di ciascuna offerta.
Crea un elenco delle funzionalità che desideri e un altro elenco di quelle che vorresti avere ma di cui potresti fare a meno. Questi potrebbero includere:
- Gestione delle scorte.
- Bancario
- Tracciamento delle paghe e della scheda attività.
- fatturazione
- Crediti.
- Ore fatturabili.
- Commissioni di vendita.
- Fatturazione automatica.
- Più utenti
Una volta che sai cosa vuoi, inizia a valutare le tue opzioni. Decidi se vuoi scaricare software di contabilità per piccole imprese sul tuo computer o se preferisci avere accesso a un programma basato su cloud a cui puoi accedere da qualsiasi dispositivo. Esiste una vasta gamma di prezzi in base al programma scelto, alle funzionalità che desideri e alla personalizzazione da eseguire. Avere un budget in mente prima di prendere una decisione definitiva, tenendo presente che il costo aumenta man mano che si opta per una maggiore personalizzazione.
Inoltre, considera quale software di contabilità per piccole imprese è più intuitivo da utilizzare. Mentre molti prodotti hanno caratteristiche simili, la dashboard effettiva e l'implementazione del prodotto possono variare. Dovresti selezionarne una che ti piace usare, quindi assicurati di vedere una demo dei prodotti che ti interessano. In questo modo puoi avere un'idea di come useresti il prodotto e se è abbastanza facile navigare. L'ultima cosa che vuoi fare è investire un sacco di soldi in un download di software di contabilità per piccole imprese che è troppo frustrante per te da usare.
Oltre a provare il programma, ottenere un elenco di riferimenti che utilizzano il software che ti interessa. Se possibile, trovarne uno che si trova in un settore simile al tuo, in quanto è probabile che utilizzino il software allo stesso modo di tu vorresti. Poni domande sul processo di implementazione, su come funzionano le funzionalità personalizzate e su quanto sia reattivo il team di assistenza clienti. Le risposte che ottieni possono aiutarti a prendere la decisione migliore per la tua azienda.
Se ne hai uno, controlla anche il tuo dipartimento IT prima di prendere una decisione. Potresti avere limitazioni di spazio o di larghezza di banda che rendono impossibili alcuni programmi nella tua azienda. I tecnicismi di questo sono meglio lasciati a coloro che hanno una buona conoscenza della rete di computer della tua azienda.
Esiste un software gratuito di contabilità per le piccole imprese?
Il giusto software di contabilità per le piccole imprese può essere un investimento. Se non si è pronti per un impegno finanziario, è possibile trovare gratuitamente il software di contabilità per le piccole imprese online.
Solitamente il software di contabilità per le piccole imprese è gratuito e consente solo funzioni di contabilità di base, come il pagamento delle fatture e la fatturazione dei clienti. Alcuni software di contabilità per piccole imprese che limitano gratuitamente altre funzionalità, come il numero di utenti consentiti, il numero di conti bancari che possono essere collegati e funzionalità di reporting limitate.
Esistono alcuni software di contabilità gratuiti sul mercato che hanno caratteristiche più compressive, ma potrebbero mancare in altre aree. Ad esempio, il software potrebbe consentire di creare i rendiconti finanziari necessari ma non fornire l'assistenza clienti necessaria. Se non sei molto esperto tecnologicamente, la mancanza di assistenza clienti potrebbe rendere il software libero non meritevole del tuo tempo.
Se stai cercando qualcosa di molto basilare che ti permetta di utilizzare il software di contabilità, il software di contabilità per le piccole imprese che è gratuito potrebbe essere un buon programma di contabilità di base per te. Molti consentono di eseguire l'aggiornamento a più funzioni a pagamento man mano che si migliora l'utilizzo del software. Ricorda che non potrai accedere a molte di queste funzionalità se stai utilizzando la versione gratuita del software.
Se si opta per il percorso gratuito, assicurarsi di selezionare un prodotto con il riconoscimento del nome. Leggi le recensioni di altri utenti e ottieni consigli quando possibile. Poiché stai immettendo informazioni aziendali sensibili e importanti, non desideri utilizzare solo il download di software di contabilità per piccole imprese che trovi online.
Ho bisogno di un contabile anche?
Ti starai chiedendo se hai ancora bisogno di un commercialista se tieni traccia di tutti i tuoi dati finanziari elettronicamente. In generale, la risposta è sì. È una buona idea avere un contabile professionista certificato rivedere le tue informazioni per assicurarti che tutto stia tracciando correttamente e che tu non abbia trascurato nulla che sarà vitale nel momento delle tasse. Un contabile ti manterrà aggiornato sulle ultime disposizioni e requisiti fiscali in modo che tu ti assicuri di essere sempre conforme.
Una delle funzionalità che si trovano nella maggior parte dei software di contabilità per piccole imprese è la capacità di fornire al tuo commercialista l'accesso al software. In genere puoi invitare il tuo commercialista al tuo account in modo che possano vedere tutte le informazioni di cui hanno bisogno per tenere traccia dei tuoi dati finanziari. Il tuo commercialista avrà funzionalità limitate in modo che non possano apportare modifiche senza la tua autorizzazione.
Se hai già un contabile, potresti chiederti cosa consiglia per il software di contabilità per le piccole imprese. Data la sua conoscenza della tua azienda, potrebbe avere delle raccomandazioni specifiche su ciò che potrebbe funzionare meglio per te. Potrebbe anche avere delle preferenze su quale software si integri meglio con quello che usa sulla sua parte.
Trovare il giusto software di contabilità per le piccole imprese per la tua attività ti consentirà di ottenere risultati finanziari a lungo termine. Assicurati di fare il lavoro e le ricerche appropriate per scegliere un prodotto adatto al tuo livello di esperienza, azienda e industria. È un investimento nel futuro della tua azienda che vuoi essere sicuro di fare bene la prima volta.
