Come controllare un fornitore

I fornitori di qualità sono una parte necessaria di un'organizzazione perché forniscono beni e servizi che utilizzi per servire i tuoi clienti. Le pratiche commerciali dei fornitori hanno un impatto diretto sulla tua organizzazione. Se hai un fornitore che non è in grado di consegnare i tuoi prodotti in tempo, ciò influisce direttamente sulle tue entrate. L'auditing di un fornitore è una parte necessaria di un sistema di gestione della qualità. Potresti decidere di controllare un nuovo fornitore perché stai considerando di utilizzarlo per le tue esigenze aziendali, oppure potresti decidere di controllare un fornitore corrente a causa di un incidente verificatosi in passato.

Contattare il fornitore per pianificare un periodo di tempo per condurre la verifica. Presta attenzione alla risposta del tuo fornitore, specialmente se sono o meno ricettivi nei confronti di chi effettua un audit. Prendete in considerazione il tempo del vostro fornitore e provate a pianificare un tempo di verifica che avvantaggi entrambe le parti.

Sviluppa il tuo piano di audit e rivedi la storia della qualità del tuo fornitore. Il piano di audit è determinato dal motivo per cui è stato eseguito l'audit. Ad esempio, se hai riscontrato problemi di produzione con il tuo fornitore, dovresti dedicare più tempo a controllare l'area di produzione.

Arriva in tempo alla struttura del fornitore. È importante tenere in considerazione il programma orario del fornitore. Se possibile, cerca di evitare di riprogrammare l'audit perché rende la tua azienda poco professionale.

Presta attenzione al parcheggio, all'area dei cassonetti e all'area del front office per vedere se sono ordinati. Prendi nota se sei stato accolto in modo professionale e cortese. Tutte queste cose riflettono i principi del team di gestione del fornitore.

Fai un giro delle strutture. Cercare eventuali difetti dell'apparecchiatura o problemi di sicurezza. Informati su quanti lavoratori temporanei e quanti dipendenti lavorano presso le strutture. Controlla le politiche di spedizione del fornitore e osserva i processi di produzione e assemblaggio. Documenta l'attitudine del gestore mentre stai visitando le strutture e svolgi la tua verifica.

Esamina le fatture e i contratti di prezzo di un fornitore esistente per accertarti che il fornitore ti stia caricando in modo accurato. Cerca eventuali discrepanze nei prezzi, ad esempio addebiti non corretti e modifiche dei prezzi effettuate prima dell'orario pianificato. Collabora con il dipartimento di contabilità fornitori per cercare eventuali incongruenze nelle fatture dei fornitori, inclusi addebiti vari non spiegati e spese di spedizione e trasporto imprecise.

Verifica i termini commerciali di un nuovo fornitore. Dopo un paio di mesi di utilizzo di un nuovo fornitore, è necessario rivedere un campione di batch delle fatture del fornitore riga per riga e i contratti commerciali per verificare se i termini corrispondono. Se trovi una discrepanza che dimostra che sei stato sovraccaricato, contatta il fornitore per richiedere un rimborso.

Prendi buone note delle cose che stai osservando. Questo ti aiuterà quando è il momento di scrivere la tua valutazione e presentarla alla direzione. Aggiungi tutti i dettagli necessari alle tue note in modo da essere in grado di affrontare efficacemente eventuali problemi.

Scrivi la tua valutazione Includere nella valutazione eventuali raccomandazioni e supportarle con prove. Ad esempio, se si consiglia una nuova attrezzatura, documentare l'attrezzatura difettosa che si è notata mentre si eseguiva la verifica. Fornire al fornitore la valutazione e discutere eventuali dubbi del proprio fornitore.