A nessuno piace il tempo delle tasse. Cerchiamo di essere reali: il deposito delle tasse è sempre un po 'stressante, anche se assumete un contabile per farlo per voi. Per alleviare la tua ansia fiscale, è importante compilare i documenti corretti e inviarlo al momento giusto per evitare sanzioni. È qui che entrano le forme W-2 e W-3. L'IRS ha una serie di forme "W", ma i W-2 e W-3 sono strettamente collegati per il datore di lavoro. Uno è sempre necessario, mentre l'altro potrebbe non esserlo.
Le forme W-2 e W-3 sono decisamente simili. La principale differenza sta nel loro ricevitore. Le copie di un modulo W-2 vanno dal datore di lavoro al dipendente. Le copie di un modulo W-3 vanno da un datore di lavoro all'Amministrazione della sicurezza sociale (insieme a copie aggiuntive di W-2). Quindi come fai a file e qual è la differenza?
Suggerimenti
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I datori di lavoro utilizzano gli W-3 per segnalare i guadagni all'Amministrazione della sicurezza sociale se non archiviano gli W-2 per via elettronica.
Che cos'è una forma W-2?
Chiunque sia mai stato un dipendente di un'azienda ha ricevuto un modulo W-2. È come una sorella della MISC-1099, che serve i lavoratori a contratto. Prima di iniziare a lavorare in una nuova azienda, i dipendenti compilano un W-4 che specifica tutte le ritenute fiscali. Questo modulo viene quindi utilizzato da un datore di lavoro per creare un W-2. Alla fine dell'anno, un W-2 viene spedito a tutti i dipendenti, che consente loro di conoscere i loro guadagni totali per l'anno e le tasse trattenute dai loro assegni. Possono usare questo per ottenere un rimborso sulla loro dichiarazione dei redditi. A seconda dello stato di trattenuta del dipendente, potrebbe dover pagare l'IRS alla fine dell'anno. Questo è in genere più comune con 1099 lavoratori, che non hanno tasse trattenute in anticipo.
I moduli W-2 sono un requisito per ogni datore di lavoro con dipendenti. L'IRS richiede che i datori di lavoro debbano segnalare gli stipendi di ciascun dipendente a condizione che:
- Aveva trattenuto le imposte sul reddito, la previdenza sociale o Medicare.
- Aveva un'imposta sul reddito che sarebbe stata trattenuta, a condizione che richiedessero solo un'indennità di ritenuta o non richiedessero un'esenzione sul loro W-4.
Che cos'è un modulo W-3?
I benefici pubblici sono una grazia salvifica per coloro che cadono al di sotto della soglia di povertà. Alla fine della giornata, li paghiamo tutti e abbiamo il diritto di riscuoterli in determinate circostanze. Ad esempio, chi ha più di 65 anni può accumulare la sicurezza sociale purché abbia pagato abbastanza nel sistema. Quelli sotto la soglia di povertà si qualificano per Medicare. L'amministrazione della sicurezza sociale ha bisogno di sapere esattamente quanto datori di lavoro stanno pagando nei sistemi, ed è qui che entra in gioco un W-3.
Se sei un dipendente, probabilmente non hai mai affrontato un modulo W-3. Questo è usato rigorosamente dai datori di lavoro. Alla fine dell'anno, i datori di lavoro utilizzano un W-3 per segnalare i guadagni, i salari di Medicare e le retribuzioni della sicurezza sociale di tutti i loro dipendenti. Questo documento viene inviato all'Amministrazione della sicurezza sociale entro febbraio. Il problema è che deve anche includere i moduli fiscali W-2 di ogni dipendente. Se hai 10 dipendenti, devi inviare 10 moduli W-2. I totali di tutti i moduli W-2 aggiunti devono essere uguali a quelli che si riferiscono al modulo W-3.
Mailing A W-2 e W-3
I datori di lavoro sanno che i moduli W-2 hanno un sacco di copie - sei per essere esatte. Quindi, qual è quello giusto da inviare insieme al tuo W-3? La copia A viene inviata all'Amministrazione della sicurezza sociale, ovvero ciò che verrà allegato al tuo W-3. Copia B e C vai direttamente ai tuoi dipendenti. Manderanno il primo all'IRS e manterranno quest'ultimo per i loro record personali se dovessero essere controllati. Copia D viene archiviata nei tuoi archivi nel caso in cui tu sia mai stato controllato.
Le ultime due copie: Copia 1 e Copia 2 sono per le dichiarazioni dei redditi statali o locali. Questi vanno al tuo dipendente insieme a Copia B e C. I dipendenti ottengono due copie della Copia 2 perché alcuni potrebbero dover archiviare in stati diversi.
Ottenere copie W-2 e W-3
È abbastanza facile ottenere copie dei moduli W-2 e W-3. È possibile acquistare moduli già stampati nei negozi di forniture per ufficio o crearli nella sezione "Servizi aziendali online" dell'Amministrazione della sicurezza sociale. Puoi anche stamparli dal sito web dell'IRS - ricorda che questi moduli devono essere scansionabili. Attacca i siti web dei governi per ottenere i moduli ufficiali. Se non può essere letto da una macchina, dovrai affrontare multe.
Quando dovrei spedirli?
L'IRS inizia a elaborare le dichiarazioni dei redditi verso la fine di gennaio, ma più velocemente si archivia, più rapidamente si tende a ottenere un ritorno. Ci sono alcune regole su quando un datore di lavoro deve presentare un W-2 e W-3 alle parti appropriate.
Sia W-2 che W-3 devono essere spediti per posta alle parti interessate entro il 31 gennaio. Se non si riesce ad archiviare in tempo, si incorrere in multe, che l'IRS calcola in base a quanto è tardi il deposito. È prevista una sanzione di $ 50 per modulo W-2 inviato entro 30 giorni dalla data di scadenza (che si somma se si dispone di molti dipendenti). La penalità massima è $ 536.000 all'interno di questa finestra. Se hai 31 o più giorni di ritardo, la sanzione sale a $ 60 per ritorno con un massimo di $ 1,609,000. Se spedisci il tuo reso dopo il 1 ° agosto, la sanzione viene aumentata a $ 260 per ritorno con un massimo di $ 3,218,500. Le cose peggiorano ulteriormente se l'IRS crede di aver intenzionalmente nascosto i moduli W-2 e W-3. In questo caso, la multa è di $ 530 per ritorno, e non c'è massimo.
I proprietari di piccole imprese si concedono una pausa ai rigori. Sono limitati a un tasso inferiore, ma continuano a oscillare tra $ 50 e $ 530 per ritorno. Potresti anche incorrere in sanzioni per l'archiviazione di moduli che non sono leggibili da computer o contenenti informazioni errate.
Le estensioni non sono sempre garantite
In precedenza, quasi chiunque poteva ottenere un'estensione per il deposito di moduli W-2 e W-3 in ritardo. Negli ultimi anni, questo non è il caso. L'IRS ha ribaltato il regolamento in testa. Oggi è necessario compilare un'applicazione di estensione, ma non è garantita. È necessario avere una ragione legittima dietro la richiesta di estensione.
Se si desidera archiviare un'estensione, è necessario compilare il modulo IRS 8809 entro la scadenza del 31 gennaio. L'estensione ti dà solo 30 giorni.
Archiviare A W-2 e W-3
Le aziende in genere inviano solo moduli MISC-1099 se stanno pagando un appaltatore oltre $ 600 per il loro lavoro. Questo non è il caso di un W-2, che non ha requisiti minimi di archiviazione. Ogni datore di lavoro deve presentare un W-2 per un dipendente, anche se non ha fatto abbastanza stipendi da richiedere loro di presentare una dichiarazione dei redditi.
D'altro canto, i datori di lavoro non hanno sempre bisogno di compilare un modulo W-3. Questo è in realtà solo per le persone che archiviano per posta. Se si inoltrano elettronicamente i moduli W-2 del dipendente all'amministrazione della sicurezza sociale e all'IRS, non è necessario inviare un W-3. Il deposito online è un requisito per chiunque abbia più di 250 dipendenti.
