Se hai una lamentela da parte dei consumatori in merito a un prodotto o servizio che non è all'altezza delle tue aspettative, uno dei modi migliori per garantire che le tue preoccupazioni siano prese sul serio è scrivere una lettera di reclamo. Sebbene possa essere difficile determinare il modo migliore per iniziare una lettera di reclamo, ci sono diverse strategie che puoi adottare.
Affrontare la lettera
Affrontare la tua lettera di reclamo a una persona specifica ridurrà la probabilità che la tua lettera venga ignorata o "cada tra le fessure". Inizia la tua lettera indirizzandola alla persona specifica che ha il potere di rispondere al tuo reclamo. Non dimenticare di includere il titolo di quella persona. In genere il sito Web di un'azienda contiene informazioni su chi o dove indirizzare i reclami dei clienti. Prima di scrivere la tua lettera fai qualche ricerca per assicurarti di inviarla alla persona appropriata.
Arriva al punto
Inizia con una breve intestazione che fa riferimento al problema che stai cercando di risolvere, prima del tuo primo paragrafo, con il maggior numero possibile di dettagli. Ad esempio, se il tuo reclamo riguarda un volo aereo, includi la data del viaggio, la rotta e il numero del volo. Dopo la rubrica, il tuo primo paragrafo dovrebbe riassumere il reclamo. Raggiungi rapidamente il punto, nella prima frase del tuo primo paragrafo, e delinea i reclami specifici relativi ai beni o ai servizi della società. Includere quanti più dettagli possibile pur restando concisi e rispettosi.
Inizia con un positivo
Un altro metodo per iniziare una lettera di reclamo è usare il tuo primo paragrafo per dire qualcosa di positivo sui prodotti o servizi della società prima di lanciarti nel tuo reclamo. Questo approccio mette il lettore in una posizione meno contraddittoria, che potrebbe portarlo ad essere più disposto a lavorare con voi per affrontare il vostro reclamo. Inizia la tua prima frase con un'esperienza positiva che hai avuto con la società in passato, evidenziando alcuni degli attributi positivi della società, e quindi delinea la natura del tuo reclamo nella tua seconda frase o paragrafo.
Suggerimenti generali
USA.gov offre suggerimenti su come scrivere una lettera di reclamo efficace, osservando che spesso una lettera cartacea inviata per posta è il modo più efficace per contattare un'azienda. Inoltre otterrai risultati migliori se usi un tono diretto, non conflittuale; una lettera arrabbiata, minacciosa o sarcastica può essere meno efficace di una lettera calma e razionale. Inoltre, dovresti indicare chiaramente in che modo desideri che il problema venga risolto. Infine, documenta ogni passo che fai e ogni lettera che scrivi e conserva le copie.
