L'espressione "memo interno" è l'abbreviazione di "memorandum interno". I memo interni sono usati per diffondere informazioni e per fare richieste di massa di persone in un'azienda, un dipartimento o una squadra. I memo interni richiamano l'attenzione sui problemi e risolvono i problemi tra una miriade di altre utili funzioni all'interno di un'organizzazione.
Suggerimenti
-
Quando scrivi un memo interno, mantienilo semplice e vai dritto al punto.
Perché dovresti scrivere un memo interno?
Un memo interno è un modo efficace per raggiungere molte persone in un'organizzazione in modo rapido ed efficiente. Con un memo puoi facilmente fare quanto segue:
- Chiarire o analizzare un argomento.
- Formulare raccomandazioni
- Imposta promemoria.
- Dare istruzioni.
- Trasmetti materiali.
- Fai annunci.
- Emettere rapporti
- Chiedi contributi.
- Richiedi approvazioni.
La chiave per un promemoria interno efficace è mantenere la semplicità. Il tuo messaggio dovrebbe essere conciso e consegnato in un formato semplice che trasmetta chiaramente il messaggio. Un campione di memorandum interno potrebbe inviare i risultati di un sondaggio a livello aziendale sui pranzi della mensa e sul nuovo menu migliorato.
Come si formatta un memo interno?
Puoi creare rapidamente il tuo modello di memo in Word o trovare un esempio di memorandum interno online. Il titolo di un memorandum interno ha quattro componenti chiave. Il primo è il destinatario o il destinatario del promemoria, preceduto da "A". Il secondo è la fonte del promemoria, preceduto da "DA". Il terzo è la data, preceduta da "DATA" e il quarto componente è il soggetto del memo, preceduto da "SUBJECT".
Dovresti usare i titoli e i nomi appropriati dei destinatari. Ad esempio, se Tom Maxwell è il presidente, allora dovrebbe essere indicato come "Tom Maxwell, Chairman." Se ci sono troppi nomi, è possibile utilizzare "All Staff" o "Department Heads" per brevità. Dovresti anche identificarti come fonte del memo. Il tuo nome e il tuo titolo seguono l'intestazione "FROM". Non devi disconnetterti alla fine del memo, ma puoi aggiungere le tue iniziali accanto al tuo nome come forma di autenticazione.
L'oggetto del promemoria dovrebbe essere descrittivo del suo contenuto. Piuttosto che usare termini generali come "Politica", dovresti scrivere una breve frase come "Nuova politica efficace 1 giugno 2018".
Come scrivi il messaggio di un memo interno?
Un modello di memo in Word può darti consigli sulla formattazione, ma non ti darà consigli sul contenuto. Di regola, sii sempre conciso. Il memo interno dovrebbe avere un'introduzione di un paragrafo che delinea lo scopo del memo. Quindi dovresti descrivere cosa ha spinto il memo. Concentrati solo su ciò che i destinatari devono sapere e sulle azioni che devono prendere in risposta al memo. Ancora incerto su cosa scrivere? Segui questo esempio di memorandum interno di seguito:
Data: 1 dicembre 2018
Da: Maria Ruben
Allo staff
Ri: New Hours Effective 1 gennaio 2019
Lo scopo di questo memo è di avvisare il personale che le ore della palestra aziendale stanno cambiando. Dopo le richieste di numerosi dipendenti, abbiamo deciso di prolungare le ore oltre gli orari di ufficio tipici per coloro che potrebbero finire gli straordinari sul nuovo progetto di sviluppo. La palestra sarà ora aperta dalle 6:00 alle 23:00. Per favore fatemi sapere se avete domande o commenti.
Maria Ruben
Direttore delle risorse umane senior
Assicurati sempre di terminare il tuo promemoria con una nota cortese e di offrire aiuto, se necessario. Termina il memo interno con un breve riepilogo, reiterando i punti essenziali e chiudendo con un invito all'azione.
Sia che il promemoria dia buone o cattive notizie, è sempre meglio essere educati, accurati, al punto e offrire assistenza ai dipendenti che lavorano duramente e che potrebbero averne bisogno. Se stai lottando con la formattazione o la dicitura, prova a guardare alcuni modelli di memo online per Word e vai da lì.
