Pianificare una convention di successo richiede conoscere gli obiettivi strategici dell'organizzazione principale prima di iniziare a lavorare sulla logistica delle riunioni di base. Utilizzando i tuoi obiettivi strategici, puoi pianificare in modo efficace come attrarre i partecipanti che desideri, scegliere la sede adatta, selezionare i migliori relatori e sviluppare i servizi e le attività più interessanti.
Definisci i tuoi obiettivi strategici
Gli obiettivi di un'organizzazione per una convention non sono sempre gli stessi degli obiettivi dei partecipanti alla convention. Scopri le ragioni dell'organizzazione per ospitare la convention. Potrebbe essere attrarre e trattenere i membri, generare profitti, fornire ai membri del consiglio e del comitato un incentivo per le vacanze o generare pubblicità sui media per l'organizzazione.
Imposta il tuo piano tattico
Una volta che conosci i tuoi obiettivi strategici, imposta i tuoi obiettivi tattici per raggiungerli. Questi possono includere la scelta di seminari e relatori per attirare specifici tipi di partecipanti, una fiera commerciale che genera entrate, l'aggiunta di attività coniuge per aumentare la partecipazione, l'organizzazione di funzioni sociali come un torneo di golf o una crociera fluviale, un banchetto di premi o un voto annuale di l'appartenenza. Il tuo piano di marketing dovrebbe includere le strategie pubblicitarie, pubbliche relazioni, promozionali e social media per promuovere la convention.
Pianifica il budget
Determina gli obiettivi finanziari dell'organizzazione per la convention e rivedi i tuoi numeri. Potresti essere limitato a un budget specifico se la convenzione è una spesa. L'organizzazione potrebbe avere un obiettivo di profitto o potresti essere autorizzato a spendere in base alle entrate previste. Crea proiezioni basate su entrate ottimistiche e conservative e entrate di sponsorizzazione.
Delinea la tua agenda
Quindi, pianificare l'agenda degli eventi. Scegli la tua data, il luogo e le attività. Molte convenzioni hanno un tema che spiega lo scopo generale dell'evento e aiuta ad attirare i partecipanti. Potrebbe essere necessario sollecitare input su date e potenziali posizioni dal consiglio o dai partecipanti e condurre le visite in loco a più sedi prima di sceglierne una. Rivedi le informazioni sulle convenzioni precedenti per conoscere le sedi, le presenze, i risultati finanziari e il feedback dei partecipanti. Crea un calendario che inizia con il check-in del partecipante e delinea la pianificazione di ogni giorno.
Ricerca esigenze logistiche
Inizia a contattare locali, relatori, addetti al catering, opzioni di intrattenimento, società audiovisive, tipografie e agenzie di viaggio. Determina come gestire marketing, registrazioni, sponsorizzazioni, badge, check-in, stand per fiere, sacchetti regalo, libri di programmi e pagine del sito. Invia richieste di proposte per fornitori esterni come resort, catering, campi da golf e agenzie di viaggio. Metti insieme l'elenco dei fornitori e i costi desiderati.
Scrivi una proposta
Prepara un documento che mostri al tuo team di bordo o della convention il tuo piano per la convention. Includi la tua comprensione degli obiettivi dell'organizzazione e del modo in cui intendi raggiungere tali obiettivi. Fornire un'agenda dell'evento con un programma giornaliero dettagliato. Presenta un budget completo. Spiega perché hai scelto il tema, la posizione, i temi del seminario, i relatori e le attività sociali. Giustifica la tua presenza, le spese e le proiezioni di entrate in base alla tua ricerca.
