Che tu stia gestendo un ente di beneficenza, lanciando la festa annuale delle vacanze o avviando un nuovo programma di formazione e abbia bisogno di un consulente, le lettere di sollecito sono uno strumento primario per attirare l'aiuto. Le lettere di sollecito commerciale devono essere puntate e concise, contenenti tutte le informazioni pertinenti di cui il destinatario avrà bisogno per prendere una decisione e agire. Inoltre, dovrai conoscere la legge sulla sollecitazione nella tua zona per assicurarti che tutto sia a posto.
Identifica lo scopo della tua lettera. Stai sollecitando donazioni o stai cercando un preventivo per un lavoro a contratto? Le lettere di sollecito sono spesso utilizzate da entità come organizzazioni caritatevoli che cercano donazioni o aziende che cercano offerte da potenziali fornitori per un evento, iniziativa o programma specifico. Fai un elenco completo delle entità applicabili a cui desideri inviare la lettera e assicurati che soddisfino i criteri per i servizi che stai cercando.
Descrivi i dettagli pertinenti. Per sollecitare la migliore risposta, la tua lettera dovrebbe includere riferimenti specifici ai servizi che stai cercando. Questi dettagli includono la data e l'ora dell'evento o del progetto e le attività richieste. La lettera dovrebbe inoltre richiedere esplicitamente una quotazione del prezzo dal destinatario per eseguire le attività richieste. Se questo è per uno sforzo di raccolta fondi per un'organizzazione caritatevole, sii trasparente sul fatto che chiedi denaro. Dovresti anche illustrare la donazione minima o standard che ti aspetti. Se non si dispone di una donazione minima, è possibile includere anche tali informazioni.
Aggiungi vantaggi. Dì all'entità, nella lettera, quali benefici deriverà dalla sua partecipazione al tuo sforzo. I vantaggi possono includere qualche forma di pubblicità per la sua azienda o organizzazione, o il riconoscimento pubblico delle sue azioni. Includi che tipo di pubblicità sarà, dove apparirà e per quale arco di tempo.
Rendi chiara la prosa. Il contenuto e lo stile della lettera devono essere chiari, concisi e rispettosi. Evita il linguaggio floreale e la struttura scomoda della frase e del paragrafo. Rispetta il fatto che il tuo pubblico previsto è occupato e vorrà leggere il materiale con efficienza e facilità.
Essere a conoscenza delle leggi di sollecitazione locali. Molti stati hanno leggi in merito alla sollecitazione di affari o denaro. Ad esempio, a un'organizzazione di beneficenza può essere richiesto di registrarsi formalmente con lo stato prima che possano essere distribuite lettere di questo tipo. Un'attenzione particolare a queste cose non solo porterà il tuo progetto in corso legalmente, ma ti farà anche risparmiare grattacapi con funzionari statali e locali. Inizia con il tuo ufficio per i regolatori statali per accertarti dei tuoi diritti e responsabilità.
