Scrivere assegni di lavoro è diverso dallo scrivere assegni personali in quanto vengono messe più informazioni sull'assegno - di solito sullo stub di controllo - in modo che sia tu che il beneficiario sappiano esattamente come deve essere applicato il pagamento. Inoltre, tutti i tuoi assegni aziendali verranno registrati sui tuoi account in modo che i tuoi pagamenti in contanti e conti correnti siano mantenuti aggiornati. I tuoi assegni aziendali possono essere in duplice o triplice forma, quindi controlla le copie possono essere conservate per riferimento futuro. Infine, a differenza dei controlli personali, i controlli aziendali possono richiedere più di una firma. Seguire un sistema di set per scrivere i tuoi controlli aziendali renderà il processo efficiente e ti eviterà di commettere errori.
Hai pronto tutte le informazioni necessarie per scrivere i tuoi assegni di lavoro. Avrai bisogno del nome completo di tutti i beneficiari, degli indirizzi dei beneficiari, dei numeri e degli importi di tutte le fatture o dei conti da pagare e degli importi totali dei controlli. Se si utilizza un programma di contabilità computerizzato per stampare i propri assegni, seguire le istruzioni nel manuale utente del software: sarà probabilmente necessario selezionare ciascuna fattura o account per il pagamento, quindi stampare un rapporto per la verifica prima di controllare la stampa.
Allineare i controlli aziendali nella stampante se si utilizza un computer per stampare i controlli. Altrimenti, preparati a scrivere i tuoi assegni a mano.
Stampa o digita tutti i tuoi dati di pagamento sugli stub di controllo aziendale. Se si utilizza un programma di contabilità del computer, ogni stub di controllo verrà stampato automaticamente. Se stai scrivendo i tuoi assegni a mano, annota il nome del beneficiario, il numero di conto del fornitore per il beneficiario, la data dell'assegno, il numero di ogni fattura o conto che deve essere pagato e l'importo pagato per tale fattura o account. Infine, annotare l'importo totale del controllo.
Stampa i tuoi assegni di lavoro. Se si utilizza un computer, ciascun controllo verrà stampato automaticamente. Sarà sufficiente monitorare la stampante per accertarsi che i controlli rimangano allineati. Se stai scrivendo i tuoi assegni di lavoro a mano, nella parte superiore e sul lato destro dell'assegno c'è un posto per la data del controllo. Sotto la data, a partire dal lato sinistro, stampare il nome del beneficiario dopo "Paga all'ordine di". Se lo spazio lo consente, includere anche l'indirizzo del beneficiario. Sotto l'informazione del beneficiario, iniziando dal lato sinistro, stampa l'importo del controllo usando le parole per l'intero dollaro e le frazioni numeriche per centesimi - "Cento e 00/100 dollari", per esempio. Infine, all'estrema destra, compila l'importo in dollari usando i numeri - "$ 100,00".
Registra i tuoi assegni di lavoro nel tuo registro di controllo. Se stai utilizzando un programma di contabilità computerizzato per stampare i tuoi assegni aziendali, queste informazioni potrebbero essere registrate automaticamente, o potresti aver bisogno di postarle più tardi. Stampa un rapporto completo per la documentazione cartacea. Se si registra manualmente l'assegno, includere la data di controllo, il nome del beneficiario, le fatture o gli account pagati, l'importo pagato per ogni fattura o conto e l'importo totale del controllo. Aggiorna i tuoi libri mastri per tutti gli account interessati.
Correggi i tuoi assegni! Tutti commettono errori occasionali. Uno zero in più, ad esempio, può essere un errore devastante.
Fai un backup dei tuoi dati se stai utilizzando un programma di contabilità computerizzato. Quindi, se è necessario un passaggio separato per pubblicare i tuoi assegni, fallo ora.
Fai firmare i tuoi assegni commerciali dalla persona autorizzata a firmare assegni. Alcuni controlli aziendali richiedono più di una firma. Assicurati di avere tutte le firme necessarie prima di spedire i tuoi assegni.
Invia le copie dell'assegno con le fatture o le fatture a pagamento se utilizzi assegni in forma doppia o tripla. Se non si dispone di copie di controllo, annotare il numero di controllo, la data e l'importo del pagamento su ciascuna fattura pagata prima del deposito.
