Microsoft descrive il calendario di Outlook come un "componente di calendario e pianificazione completamente integrato con e-mail, contatti e altre funzionalità", consentendo all'utente di creare appuntamenti ed eventi, organizzare riunioni, visualizzare programmi di gruppo ed eseguire altre attività. Outlook offre funzionalità di annotazione, journal e navigazione sul Web e consente a terze parti di gestire calendari aziendali e individuali da postazioni remote. Outlook può essere configurato e sincronizzato con un PDA o uno smartphone individuale per le funzionalità in-the-go e la gestione del calendario.
Apri Outlook usando un personal computer, un PDA o uno smartphone. Outlook si apre per visualizzare la casella di posta elettronica, l'applicazione di posta elettronica. Sul lato sinistro dello schermo, individuare la scheda del calendario per accedere all'applicazione del calendario.
Fare clic sulla scheda del calendario per visualizzare l'applicazione del calendario personale. Il calendario mostrerà spesso il giorno corrente della settimana o il riepilogo della settimana, elencando tutte le voci o gli appuntamenti precedenti per un individuo o più individui all'interno dell'azienda.
Individua il pulsante Home nella parte superiore dello schermo e seleziona nuovi elementi dal menu a discesa. Un evento indipendentemente dal tipo è un nuovo elemento e ogni nuovo evento deve essere inserito separatamente.
Seleziona la scheda evento per tutto il giorno se l'evento si verificherà durante l'intera giornata. La maggior parte degli eventi avrà un orario di inizio e di fine. Verrà creata una nuova finestra pop-up di eventi.
Inserisci un titolo soggetto per l'evento nel campo dell'oggetto. L'oggetto è ciò che viene visualizzato nella vista di riepilogo del calendario dopo la creazione dell'evento. Dovrà anche essere fornito un luogo per l'evento.
Fare clic sull'icona Opzioni per indicare agli altri spettatori del calendario lo stato dell'evento. Gli indicatori di stato sono codificati a colori e includono lo stato Fuori sede, occupato, libero o lo stato è provvisorio.
Seleziona l'ora di inizio e di fine dell'evento dal menu a discesa. Se l'evento dura più giorni, indicarlo con le ore di inizio e di fine e l'evento verrà visualizzato su più giorni nella vista riepilogativa del giorno / settimana / mese del calendario.
Fare clic sul pulsante Salva per salvare l'evento aggiunto e chiudere la finestra del browser. L'evento dovrebbe essere visualizzato nella vista riassuntiva del giorno / settimana / mese del calendario. Se il calendario si trova in una cartella pubblica, altri saranno in grado di visualizzare l'evento non appena viene aggiunto.
Ripeti i passaggi precedenti per ciascun evento. Gli eventi non correlati devono essere aggiunti al calendario singolarmente. Facendo doppio clic su una data dalla vista del calendario del giorno / settimana / mese si accederà a un collegamento alla finestra a comparsa dell'evento del componente aggiuntivo.
