Non importa quanto denaro contenga un gruppo nelle sue casse, la ricerca di modi per risparmiare denaro su eventi ha senso per gli affari - e ancora di più se quell'evento intende raccogliere fondi per l'organizzazione. Mantenere bassi i costi con una pianificazione intelligente e creativa comporta un tempo aggiuntivo per le riunioni e la definizione delle priorità invece di indulgere. Il pagamento potrebbe portare più soldi di quelli che hai sborsato, o almeno contribuire ad evitare di iniziare il prossimo trimestre in rosso a causa di una festa.
Pianificare in anticipo. Il modo migliore per bloccare i prezzi e trovare buoni affari richiede che il comitato degli eventi sia riunito almeno sei mesi prima per cercare le occasioni. Cercare di organizzare qualcosa all'ultimo minuto non fornisce alcuna stanza per le trattative, lasciandoti pagare il prezzo intero per qualcosa che altrimenti potresti aver ottenuto al costo o meno.
Prendi un budget e rispettalo. Quando fare le cose a buon mercato è l'obiettivo, trovare un numero solido prima di iniziare i confini delle offerte quando inizia il brainstorming e consentire a un gruppo di stabilire la priorità di dove vanno quei dollari.
Discutere di modi per risparmiare denaro proprio fuori dal cancello. Considera opzioni come chiedere a un donatore impegnato di offrire la sua casa per una festa in casa o di barattare ore di volontariato presso il centro locale della comunità in cambio dell'uso gratuito della loro struttura. Se una scuola di cucina si trova nelle vicinanze, chiedi ai volantini in cerca di studenti desiderosi di provare le loro nuove abilità culinarie per soddisfare il tuo evento o chiedere a un professionista se puoi ridurre i costi fornendo il tuo personale cameriere o barista.
Ricercare il costo degli elementi della lista di controllo prima di impegnarsi in un'idea o in un contratto. Sale da noleggio, catering, musicisti, costi di stampa e bomboniere si sommano rapidamente. Prima di far emozionare tutti su una determinata struttura o su una band che conosci, ottieni il minimo sul prezzo reale.
Usa le risorse a portata di mano. Rivolgiti al tuo consiglio o alla tua base di volontariato per aiutare con l'evento, sia che stampi e fornisca volantini per risparmiare sui costi di stampa o chiedi a qualcuno di donare o offrire attrezzature AV per la presentazione serale. Attingere alla tua base principale potrebbe creare risparmi significativi.
Unisciti ad un altro gruppo con la stessa mentalità per ospitare un evento. Ciò non solo consente di condividere costi e doveri, ma promuove anche il tuo evento a un pubblico esteso e può aumentare l'esposizione.
Fare uso di materiali di rete gratuiti. Mentre le promozioni online sono semplici e veloci, il tuo gruppo può anche utilizzare i bollettini della community offerti da radio, televisione e giornali. Scrivi e distribuisci i comunicati stampa del tuo evento e promuovi un angolo che possa far sì che il tuo evento sia un punto sulle notizie locali.
Non dare per scontato che otterrai qualcosa per niente. Potresti avere l'organizzazione non-profit o comunità più amata nell'area, ma ciò non equivale necessariamente a una corsa gratuita per beni e servizi. Quando chiedi sconti o donazioni, offri qualcosa in cambio, come una menzione evidenziata in tutti i materiali promozionali, gli inviti alle newsletter e la visibilità durante l'evento.
Suggerimenti
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Guarda i costi nascosti come i canoni di noleggio aggiuntivi, le tasse in ritardo o i supplementi di mancia e fai del tuo meglio per includerli o per evitarli tutti insieme.
