Come avviare un'attività di servizio di pagamento di fatture

Uno dei compiti meno preferiti nella gestione di un'impresa è il pagamento delle bollette. La necessità di tracciare, gestire e gestire le bollette in entrata spesso compromette l'attenzione del titolare dell'azienda sulla costruzione della sua attività. Di conseguenza, molti imprenditori si affidano a un servizio di pagamento delle fatture per gestire i pagamenti in uscita. Oltre a gestire i pagamenti delle bollette, un servizio di pagamento delle bollette può prevenire sanzioni in caso di ritardato pagamento e persino risparmiare denaro sulle fatture sfruttando incentivi precoci dei pagamenti da parte dei fornitori.

Scegli un nome per la tua attività di pagamento delle fatture che sarà sia unica che memorabile. Idealmente, il nome della tua azienda dovrebbe trasmettere una qualità positiva che vorresti associare alla tua attività. Ad esempio, "Pagamento con fattura sicura" potrebbe suggerire la sicurezza in un modo che "Dave's Bill Billing Service" non lo fa.

Registra il tuo nuovo nome commerciale presso l'ufficio del tuo Segretario di Stato. La gestione di un'attività commerciale con un nome diverso dal tuo nome specifico richiede la registrazione di un nome fittizio con il tuo Segretario di Stato. (Vedi Risorsa 1 per un elenco di siti web degli uffici dei Segretari di Stato a livello nazionale).

Visita il tuo municipio o il tribunale della contea per ottenere la licenza di un venditore. Gli stati senza alcuna imposta sulle vendite, tra cui Montana, Alaska, Oregon, Delaware e New Hampshire, non richiedono licenze del fornitore.

Scrivi un piano aziendale che includa una descrizione della gamma di servizi di fatturazione che fornirai, un riepilogo di chi utilizzerà i tuoi servizi, un'analisi delle imprese concorrenti, un piano di marketing, un piano finanziario e un budget previsto per i tuoi primi tre anni di attività.

Sviluppa il tuo sistema per tracciare e effettuare pagamenti per conto dei tuoi clienti, oppure valuta l'acquisto di software di pagamento delle fatture cliente come BillPay o PPS (vedi Risorse). L'utilizzo di un software pronto ti aiuterà a servire meglio i tuoi clienti e ti consentirà di concentrarti sulla ricerca dei clienti.

Crea un luogo sicuro in cui archiviare gli assegni, le fatture, i record di pagamento, ecc. Del cliente, nonché i rapporti che fornirai a ciascuno di essi. In particolare, gli assegni devono essere conservati in una cassetta di sicurezza o di sicurezza chiusa e un archivio di file di blocco manterrà i record riservati al sicuro.

Determina quanto dovrai addebitare per il tuo servizio. Puoi avvicinarti a questo determinando quanti soldi hai bisogno di guadagnare al mese e poi stimando quanti clienti hai bisogno per raggiungere quel numero, oppure puoi contattare servizi simili e informarti sulla struttura delle commissioni.

Progetta una brochure che introduce il tuo servizio e descrive i vantaggi che devi offrire ai tuoi clienti, come pagamenti puntuali, flusso di cassa migliorato, evasione delle penali in caso di ritardato pagamento e sconti per pagamenti anticipati. Includere le informazioni di contatto, numero di telefono, indirizzo e-mail, sito Web, nonché i termini di partenza e le spese correnti.

Crea cartoleria aziendale e buste che ti aiuteranno a presentare il tuo servizio nel modo più professionale possibile. Le principali catene di forniture per ufficio come Staples, Office Max o Office Depot dispongono di pacchetti di cancelleria standard che soddisfano le esigenze della maggior parte delle aziende.

Invia una lettera di presentazione che metta in risalto la sicurezza e la convenienza del tuo servizio di pagamento delle fatture, insieme a uno dei tuoi opuscoli, a tutte le attività della tua zona che potrebbero essere potenziali clienti. Invia le tue lettere in piccoli gruppi per avere il tempo di seguirli.

Segui le tue lettere con le telefonate personali per ogni potenziale cliente. Puoi offrire un'offerta speciale "senza rischi" come un mese di servizio gratuito per invogliare nuovi clienti a provare il tuo servizio.

Concorda con i tuoi nuovi clienti in che modo le fatture ti verranno consegnate. Saranno portati da te? Li raccoglierai? O andrai all'ufficio postale per raccoglierli?

Accompagna i tuoi clienti presso le loro banche per essere aggiunti come firmatari sui loro conti correnti. Quindi richiedi un elenco di fornitori e fornitori attuali da ciascuno dei tuoi clienti e qualsiasi istruzione speciale che hanno quando ricevi i loro assegni.

Fornire una dichiarazione mensile delle fatture ricevute, delle fatture pagate e delle fatture in sospeso, per ciascuno dei vostri clienti, in modo che la loro contabilità possa essere aggiornata e in modo che sappiano esattamente quali obblighi sono stati rispettati e quali restano in sospeso. Annota tutti i pagamenti che hanno salvato i soldi dei tuoi clienti con pagamento anticipato.