Le aziende devono fornire ai dipendenti e ai fornitori indipendenti moduli di reddito per presentare le dichiarazioni dei redditi. I dipendenti ricevono moduli W-2 e gli appaltatori indipendenti ricevono moduli 1099-MISC. Queste forme richiedono un nome, indirizzo e un numero di identificazione fiscale federale, noto anche come numero di previdenza sociale per gli individui e numero di identificazione del datore di lavoro per le imprese.Prevenire potenziali problemi di archiviazione per tutte le parti verificando le informazioni TIN (Tax Identification Number) sui moduli generati. I record di ricerca pubblici hanno risorse diverse per la conferma dei proprietari di TIN.
Internal Revenue Service
Ricerca senza scopo di lucro: L'IRS ha uno strumento per la ricerca di entità senza scopo di lucro chiamato Controllo selezione di organizzazione esente. Inserendo un TIN, lo strumento fornisce il nome non profit e gli ultimi dettagli dell'indirizzo conosciuti. Indica anche lo status di esenzione fiscale, identificando le entità che hanno perso lo stato senza scopo di lucro. I datori di lavoro utilizzano i dettagli TIN senza scopo di lucro al momento di dedurre le donazioni e quando emettono moduli 1099-MISC se l'ente di beneficenza è stato contratto per servizi.
Per profitto e ricerca individuale: L'IRS ha anche un servizio di matching TIN per le aziende per abbinare le informazioni fiscali individuali o aziendali. Questo servizio corrisponde alle informazioni TIN con possibili variazioni di nome. Questo servizio funziona solo se hai un nome da abbinare al TIN. Questo aiuta a prevenire le frodi da parte di dipendenti o venditori che forniscono informazioni imprecise. Questo servizio è disponibile online e ha risultati immediati per ricerche fino a 25 nomi. Le ricerche di grandi dimensioni richiedono 24 ore per la corrispondenza batch fino a 100.000 TIN.
Securities and Exchange Commission
Il sistema EDGAR è la ricerca del database gestita dalla SEC per le società registrate che raccolgono $ 1 milione o più. Le aziende al di sotto di questa soglia non sono obbligate a registrarsi. Questo sistema richiede che la parte ricercante abbia alcune informazioni aziendali per condurre la ricerca. Non c'è modo di cercare esclusivamente in base al TIN. Questo limita il sistema EDGAR, ma è una risorsa gratuita disponibile per le imprese.
Amministrazione della sicurezza sociale
Il servizio di verifica dei numeri di amministrazione della sicurezza sociale funziona in modo simile al sistema IRS ma è esclusivo dei numeri di previdenza sociale, che servono individui e non entità aziendali. Un'azienda può verificare immediatamente fino a 10 numeri con nomi o varianti di nome online gratuitamente. I datori di lavoro possono confermare le informazioni dei dipendenti prima di inviare le informazioni W-2.
Non tutti gli appaltatori indipendenti hanno stabilito un'entità commerciale formale. Questi imprenditori stanno "facendo affari come" titolari di aziende che utilizzano spesso il proprio numero di previdenza sociale invece di un TIN separato per motivi di lavoro. Il servizio di verifica del numero di amministrazione della sicurezza sociale conferma le informazioni in queste situazioni.
Ulteriore risoluzione dei problemi
È possibile rifiutare le dichiarazioni dei redditi se le informazioni TIN non sono corrette. Se le ricerche nel database non riescono a fornire la verifica TIN desiderata, risolvere i record aziendali esistenti. Questo può richiedere molto tempo, ma i tassi di successo aumentano con ulteriori informazioni.
Inizia con le vecchie dichiarazioni dei redditi e i record di occupazione. Riferimento incrociato alla TIN con informazioni su dipendenti o fornitori precedenti. Abbina ogni TIN con le informazioni fornite sul modulo I-9 quando il dipendente o il venditore sono stati assunti. Chiama la persona o il venditore e spiega il problema con la verifica. Richiedere informazioni aggiornate come copie delle tessere Social Security da rielaborare correttamente.
