Le macchine e le attrezzature adeguate per l'ufficio aiutano le aziende a funzionare come macchine ben oliate. Sebbene ogni azienda possa disporre di attrezzature specifiche determinate dall'industria, esistono tecnologie universali per tutti gli uffici. Ogni articolo lavora insieme per garantire che i compiti possano essere eseguiti internamente, il che può far risparmiare tempo e denaro.
computers
Un computer può essere considerato l'attrezzatura da ufficio più importante. Internet ha reso possibile il collegamento di persone in tutto il mondo, quindi un sistema informatico ben equipaggiato è indispensabile per gestire un'impresa. Le aziende possono scegliere tra PC o sistemi Mac, in base alle preferenze. L'importante è che venga scelto un sistema per l'intero ufficio, che consente il networking in ufficio. I computer portatili sono più costosi dei desktop e vengono spesso utilizzati per lavorare da casa.
Copia macchine e stampanti
Se un ufficio ha bisogno di una fotocopiatrice di dimensioni normali o solo di una stampante tre in uno è determinato dalle dimensioni dell'azienda. La maggior parte delle grandi aziende ha un carico di stampa e copia elevato e ha bisogno della durata di una copiatrice di dimensioni standard che può stampare da remoto e realizzare copie su larga scala. Le fotocopiatrici di alta qualità possono essere una necessità, ma dipende dal business. Le piccole imprese possono risparmiare denaro e acquistare una piccola stampante con funzioni di copia e scansione, se è determinato che stampe di grandi quantità non saranno giornaliere.
Fax
Il ruolo del fax è diminuito in ufficio con l'introduzione di e-mail e scanner, ma i fax standard rimangono un punto fermo dell'ufficio. I fax consentono di trasmettere documenti, anziché attendere la posta. Le funzioni standard di un fax dell'ufficio possono variare in base all'azienda. Avvia le attività e chi invia più di 15 fax al giorno ha spesso bisogno di memoria ad alta capacità e velocità di invio.
Sistemi telefonici
Gli uffici dispongono di telefoni che presentano spesso più linee e identificazione del chiamante. L'opzione vivavoce consente di effettuare chiamate in conferenza. Anche se non tutti gli uffici hanno una segretaria, i sistemi di risposta assicurano che i clienti non sentano mai un segnale di occupato. Si tratta di messaggi che vengono riprodotti quando le chiamate arrivano in ufficio e offrono ai chiamanti le opzioni su come indirizzare la chiamata.
