I dipendenti esenti non hanno diritto alle ore di lavoro straordinario, secondo la Fair Labor Standards Act. I dipendenti non esenti, d'altra parte, non sono esenti dalle norme sugli straordinari e devono quindi essere risarciti per aver lavorato più di 40 ore in ogni settimana lavorativa. L'effetto del passaggio dallo status di dipendente esente a quello di dipendente non esente può avere gravi implicazioni per la tua azienda. Tra le implicazioni vi sono l'aumento del costo del lavoro per gli stipendi degli straordinari e la possibilità di numerosi reclami da parte dei dipendenti le cui mansioni e livelli di autorità sono significativamente influenzati dal cambiamento.
Leggi tutte le disposizioni contenute nella Fair Labor Standards Act relativa alla classificazione dei dipendenti. Contattare il Dipartimento del lavoro degli Stati Uniti per ottenere indicazioni su come comprendere normative non chiare o leggi per le quali è necessario un chiarimento. Assicurati di avere una completa comprensione dello stato dei dipendenti esenti rispetto allo status di dipendente non esente. I termini possono essere fonte di confusione e talvolta i concetti relativi ai lavoratori dipendenti vengono interpretati erroneamente come applicabili a tutti i dipendenti esenti. È importante avere una solida comprensione dell'intenzione delle esenzioni FLSA e delle leggi sugli straordinari.
Discutere con il personale delle risorse umane o la leadership esecutiva le ragioni per cui si desidera cambiare dipendenti esenti a dipendenti non esenti. Esplora tutte le possibili ramificazioni che la tua organizzazione incontrerà come risultato di questo tipo di cambiamento per i suoi dipendenti. Idealmente, la discussione dovrebbe includere l'avvocato della tua azienda o un consulente interno, nonché una revisione completa della Legge sugli standard del lavoro equo e materiali relativi alla classificazione dei dipendenti, al risarcimento e ad eventuali azioni precedenti relative alle decisioni sull'occupazione che riguardano sia la forza lavoro complessiva che bene come singoli dipendenti.
Generare un censimento dei dipendenti utilizzando le risorse del sistema informativo delle risorse umane. Ordina i dati in base alla classificazione dei dipendenti - dipendenti non esenti e dipendenti esenti. Estrarre i dati dei dipendenti esenti e ordinarli ulteriormente in base alla posizione o alla categoria esenti, come dipendenti amministrativi, esecutivi, professionali, creativi e professionali. Garantire che ogni categoria di lavoratori coperti dall'esenzione sia effettivamente esente. Ad esempio, i dipendenti amministrativi devono guadagnare almeno $ 455 a settimana e svolgere attività non manuali che richiedono attenzione alla gestione aziendale. Inoltre, i dipendenti amministrativi devono normalmente esercitare un giudizio indipendente nell'esecuzione delle loro mansioni lavorative.
Componi le comunicazioni di tutto il personale per informare il tuo staff che saranno apportate modifiche ai metodi di classificazione. L'attuazione di questo tipo di cambiamento è complessa; devi semplificare il messaggio che trasmetti ai dipendenti per evitare confusione. Sviluppare un'altra forma di comunicazione dei dipendenti da esaminare con i singoli dipendenti. I tuoi dipendenti esenti avranno ora diritto alle ore di lavoro straordinario, che alcuni dipendenti potrebbero ritenere un vantaggio. D'altra parte, riclassificare i dipendenti in modo da non essere esenti significa sollevarli dalle responsabilità di prendere decisioni e di esercitare un giudizio indipendente. Ciò sarà difficile per alcuni dipendenti, in particolare per quelli in posizioni dirigenziali.
Calcola il numero di ore in cui i dipendenti esenti in ogni posizione o classificazione funzionano generalmente durante ogni settimana. Questo potrebbe richiedere del tempo per determinare il numero medio di ore lavorate perché i dipendenti esenti di solito non sono abituati a monitorare le loro ore di lavoro. Utilizzare l'osservazione e l'input dei dipendenti per determinare il numero di ore in cui i dipendenti esenti lavorano in una determinata settimana. Dai un colpo d'occhio al tuo specialista in compensi e benefici sul cambiamento imminente. I livelli di retribuzione probabilmente cambieranno e l'utente potrebbe essere responsabile per retribuzioni arretrate se si sostituiscono effettivamente i dipendenti esenti a dipendenti non esenti.
Rivedere le descrizioni del lavoro per ogni classificazione dei lavoratori e di ciascuna posizione all'interno dell'azienda. Rimuovere tutte le responsabilità dai loro lavori che richiedono un giudizio indipendente e influenza che possono avere sulla politica sul posto di lavoro, sulla direzione della direzione e su altri doveri che avevano in precedenza come dipendenti esenti. Documenta i tuoi passaggi in questo processo per assicurarti di esaminare ogni ruolo di lavoro per una corretta classificazione. Riemettere le nuove descrizioni di lavoro a tutti i dipendenti interessati dal cambiamento; rilasciare le descrizioni del lavoro a tutti i membri del team di gestione restante.
