Il servizio alla comunità è un lavoro nobile - ma spesso non accadrebbe senza il sostanziale lavoro di gambe che si svolge dietro le quinte. Organizzare un evento di servizio alla comunità è uno sforzo sfaccettato ed è responsabilità del presidente occuparsi di ogni dettaglio. La pianificazione anticipata è fondamentale, coinvolgendo qualsiasi cosa, dalla definizione degli obiettivi alla delega delle attività. Se indirizzi un elenco di componenti in anticipo, aumenti le probabilità che il tuo evento abbia successo.
Scegli una causa. Molti tipi di progetti rientrano nel campo del servizio comunitario. Alcune idee includono progetti per promuovere l'ambiente, promuovere la sicurezza, combattere il crimine o aiutare i senzatetto.
Considerare il motivo principale per cui è necessario il progetto. Se stai pianificando l'evento per conto di un'organizzazione, prendi in considerazione se l'evento rientra nello spirito della sua missione organizzativa.
Obiettivi prefissati. Individua gli obiettivi specifici del progetto e assicurati che siano misurabili. Gli obiettivi misurabili ti aiuteranno a valutare l'evento dopo che è finito.
Progetta l'evento. Scegli la data, l'ora e il luogo. Quindi considera ciò che sarebbe necessario - come un oratore interessante, cibo o un'attività unica - affinché le persone considerino l'evento divertente e utile.
Outline esigenze di personale. Dettagli compiti specifici e chi svolgerà tali compiti. Reclutare volontari per riempire queste posizioni.
Elenca le risorse, i materiali e i materiali richiesti. Per scopi di budgeting, annota se ogni articolo sarà donato o acquistato. Se donato, registra il valore in natura.
Tramite comunicazioni scritte o presentazioni personali, invita potenziali partner - come i possibili sponsor di eventi - a partecipare all'evento. Condividi una storia avvincente su come il tuo progetto avrà un impatto positivo sulla community. Quindi spiega loro cosa possono fare per aiutare.
Completa un budget proposto indicando tutte le entrate e le spese previste. Incorporare tutte le risorse, i materiali e i materiali di consumo dall'elenco nel budget delle spese. Assicurati che il valore degli articoli donati si rifletta nel budget.
Promuovi l'evento. Comunicare l'evento attraverso tutti i mezzi fattibili, come comunicati stampa, posta diretta, inviti personali, poster, annunci di siti Web e attraverso vari social media. Il passaparola semplice è anche molto efficace per ottenere la parola. Assicurati di promuovere l'evento nelle scuole della zona (se appropriato) perché molti studenti sono tenuti a svolgere le ore di servizio della comunità e possono essere disposti a partecipare.
Elaborare un piano alternativo nel caso in cui qualcosa vada storto: non fa mai male avere un piano B. Descrivere potenziali problemi (come il maltempo) che potrebbero ostacolare il completamento del progetto. Quindi formulare soluzioni a questi problemi (come spostare l'evento all'interno).
Formulare un piano d'azione specifico. Elencare i passaggi specifici per portare il progetto al completamento con successo. Mostra le date pianificate per ogni passaggio. Scomporre i passaggi per il giorno dell'evento in una lista separata, poiché potrebbe essere l'elenco più dettagliato e più referenziato durante l'evento stesso.
