Le aziende fanno affidamento su una comunicazione professionale e affidabile per rimanere redditizia e competitiva sul mercato. I dipendenti comunicano con colleghi, dirigenti, clienti, venditori, media e agenzie governative competenti, pertanto le interruzioni della comunicazione possono avere un impatto significativo. Nonostante l'impatto negativo e la frustrazione professionale, è fondamentale utilizzare un linguaggio appropriato quando si rimprovera un dipendente per mancanza di comunicazione.
Doppio controllo
La mancanza di comunicazione è uno dei motivi principali elencati dai dipendenti quando si passa a un nuovo lavoro a causa della frustrazione con la gestione, quindi prima di emettere un rimprovero prenditi il tempo per studiare le situazioni in questione per determinare se la direzione o altri dipendenti hanno avuto un ruolo nel interruzione della comunicazione. Sarebbe un errore rimproverare un dipendente per problemi di comunicazione direttamente collegati alle azioni di altri lavoratori.
Tono neutro
La lingua utilizzata per rimproverare un dipendente per mancanza di comunicazione dovrebbe rimanere neutrale. Quando si inizia il processo disciplinare, mantenere un tono professionale piuttosto che scivolare in rabbia, frustrazione, condiscendenza o sarcasmo. Ciò aiuta a facilitare una discussione efficace evitando potenziali grovigli legali se il dipendente prende una posizione in cui il rimprovero supera i limiti accettabili.
Spiegazione
Il linguaggio iniziale per reprimere i dipendenti con problemi di comunicazione dovrebbe iniziare chiedendo una spiegazione dal loro punto di vista. L'utilizzo di questo linguaggio inclusivo attira l'impiegato nel processo, chiedendogli di essere responsabile delle sue azioni. Una richiesta di spiegazione potrebbe indicare: "Descrivi le circostanze che hanno portato al tuo ritardo nel contattare il nostro stimato cliente per tre settimane, nonostante le sue ripetute telefonate ed e-mail".
Citando occorrenze
Evita le dichiarazioni generali generali quando rimproveri un dipendente per problemi di comunicazione. Invece, utilizzare esempi specifici per descrivere la ripartizione della comunicazione dal punto di vista della direzione. Ad esempio, potresti citare le date per le telefonate e le e-mail non restituite, i rapporti in ritardo archiviati e i reclami specifici presentati da clienti, gestori o venditori. Riferire in che modo ciascuna ricorrenza ha prodotto impatti negativi per l'azienda.
conseguenze
Esprimere disappunto per la mancanza di comunicazione del dipendente, ma non soffermarsi su accuse o critiche. Spostati direttamente nelle conseguenze immediate delle scelte del dipendente per un rimprovero più efficace. Ad esempio, è possibile ridurre temporaneamente le responsabilità e i privilegi del dipendente in modo che disponga delle risorse o della motivazione per adeguare il proprio comportamento. Quando si assegnano le conseguenze, attenersi alle opzioni disciplinari descritte nel manuale aziendale per evitare accuse di ingiustizia o eccessiva disciplina.
Piano d'azione
Spostare il reprimand in un territorio più positivo sviluppando un piano d'azione insieme al dipendente per affrontare i suoi problemi di comunicazione. Ciò potrebbe includere lo sviluppo di un piano per rispondere alle e-mail entro due giorni lavorativi per la posta non urgente o qualsiasi altro periodo di tempo ragionevole per la cultura e l'industria della tua azienda, ad esempio. Il piano d'azione dovrebbe inoltre delineare le future azioni disciplinari che si svolgeranno qualora la mancanza di comunicazione continui.
