Il cambiamento organizzativo è difficile, ma ciò che può essere ancora più difficile è comunicare questi cambiamenti ai dipendenti. Molti manager si preoccupano di trovare il giusto tono quando fanno l'annuncio iniziale, ma devono essere considerati anche una moltitudine di altre questioni. Rispondere alle domande dei dipendenti, rispondere alle loro preoccupazioni e mantenere la comunicazione fluente nei momenti di incertezza sono tutti elementi chiave per annunciare e attuare i cambiamenti.
Disegna un chiaro piano di comunicazione. Fai un elenco di tutto ciò che deve essere comunicato ai dipendenti sul cambiamento organizzativo. Anticipare le domande che i dipendenti possono avere sui cambiamenti ed essere pronti a rispondere. Includi i punti che definirai nell'annuncio iniziale e come continuerai a comunicare con i dipendenti sulle modifiche che iniziano a verificarsi. Condividi o crea questo piano con altri in posizioni dirigenziali in modo da consegnare messaggi coerenti ai dipendenti durante il cambiamento.
Spiega ai dipendenti che cosa ha spinto al cambiamento organizzativo. Spiega eventuali problemi specifici incontrati dall'azienda, compresi come e perché devono essere affrontati. Se l'azienda soffre di bassi profitti, costi maggiori o di un basso livello di morale dei dipendenti, spiegali ai dipendenti.
Specifica ai dipendenti in che modo il cambiamento organizzativo migliorerà la società. Metti in risalto come influenzerà positivamente la società nel suo insieme (aumentando i profitti o migliorando la reputazione dell'azienda, ad esempio). Sottolinea come questi cambiamenti andranno a beneficio dei singoli dipendenti stessi. Continua a sottolineare i vantaggi del piano anche dopo l'annuncio.
Offri ai dipendenti un periodo di tempo per il cambiamento. Dì loro quando inizieranno i cambiamenti e quanto tempo impiegheranno. Se non sei sicuro del tempo esatto, sii onesto e fai sapere ai dipendenti quando possono aspettarsi una risposta.
Condividi i tuoi dubbi e le tue domande. Se ci sono informazioni sul cambiamento che è confidenziale o non è stato ancora risolto, dì ai dipendenti che gli farai sapere di più una volta che puoi e prova a dare loro un tempo in cui potrebbero aspettarsi una risposta per ridurre le speculazioni.
Fornire ai dipendenti l'opportunità di porre domande o esprimere dubbi o difficoltà con i cambiamenti. Invita i dipendenti a parlare regolarmente con te o con altri dirigenti in merito a eventuali dubbi che hanno durante tutto il processo. Rispondi a domande difficili nel modo più onesto possibile.
Comunicare con i dirigenti e i dipendenti frequentemente man mano che i cambiamenti avvengono. Fornire qualsiasi nuova informazione che si presenta immediatamente. Notifica ai dipendenti se il piano cambia e spiega perché è cambiato. Sii il più aperto possibile durante tutto il processo in modo che i dipendenti non sentano di essere tenuti all'oscuro.
