I proprietari di imprese che assumono dipendenti su base freelance o contrattuale sono tenuti a inviare all'Internal Revenue Service un modulo 1099-MISC per ogni individuo che guadagna almeno $ 600 durante l'anno fiscale. I tipi di dipendenti che dovrebbero ricevere queste forme includono tutti i dipendenti che non sono membri dello staff a tempo pieno ma che sono compensati per il loro lavoro.
I datori di lavoro devono spedire moduli 1099-MISC ai loro impiegati a contratto e all'IRS. La scadenza per inviare moduli ai dipendenti è il 31 gennaio e la scadenza per inviare copie dei moduli 1099 all'IRS è la fine di febbraio. L'IRS ha sanzioni per i datori di lavoro che mancano queste scadenze.
Ottenere informazioni sui dipendenti: compilare la W9
Quando assumi un dipendente freelance o a contratto, le informazioni fiscali di base vengono raccolte utilizzando un modulo W9 disponibile presso l'IRS. Il modulo richiede il nome del contraente e il nome della sua attività commerciale se è diverso, il loro numero di previdenza sociale o il numero di identificazione fiscale. Il W9 chiede inoltre al lavoratore di firmare il modulo per certificare che sono esenti dalle ritenute d'acconto. La maggior parte dei dipendenti è esente, ma se non lo sono, è responsabilità dell'azienda di trattenere le imposte sul reddito pagate dal contraente ad un tasso forfettario e inviarlo all'IRS.
Invio di 1099 moduli senza un numero di previdenza sociale
L'IRS dice che ogni persona richiesta per presentare una dichiarazione dei redditi è tenuta a fornire il proprio numero di previdenza sociale o il numero di identificazione del contribuente al proprio datore di lavoro. Se il contraente o il lavoratore freelance non ha compilato un modulo W9 e non è possibile ottenere tali informazioni prima della scadenza del deposito, è possibile inviare un modulo 1099 al contraente e all'IRS senza di esso. Tuttavia, dovresti sapere che l'IRS ti addebiterà una penalità per l'invio di un modulo incompleto a meno che tu non possa dimostrare che esiste una ragione ragionevole per omettere il codice fiscale o di sicurezza fiscale. Devi anche essere in grado di dimostrare che hai agito in modo responsabile e hai adottato misure per evitare l'omissione di queste informazioni, ad esempio scrivendo l'appaltatore per chiedere queste informazioni. In genere, il mancato ritorno da parte del lavoratore di un modulo W9 completato è considerato motivo di esenzione.
Come archiviare un 1099 corretto che include l'SSN
Una volta ottenuto il numero di identificazione fiscale o di sicurezza sociale, è necessario compilare un 1099-MISC corretto e aggiungere una "X" nella casella "Corretto" nella parte superiore del modulo. Compila il modulo aggiungendo le informazioni corrette e il numero di previdenza sociale. Avrai anche bisogno di scrivere una lettera all'IRS spiegando che il numero di previdenza sociale mancava insieme al tuo numero di identificazione fiscale.
