Nella contabilità ci sono diversi documenti finanziari utilizzati per monitorare le transazioni di un'azienda e la salute finanziaria generale. La contabilità generale e il bilancio finanziario sono due dei documenti centrali nel processo di contabilità di un'azienda. Sebbene includano informazioni simili, la contabilità generale e il bilancio non sono la stessa cosa. Il loro scopo è separato e i metodi di registrazione delle informazioni in ciascuno sono diversi.
Definizione
Tutte le transazioni vengono registrate nella contabilità generale dal diario giornaliero utilizzando un sistema di debiti e crediti, proprio come si usa in un libretto degli assegni. È il nucleo dei documenti finanziari della tua azienda, che traccia ogni transazione dal primo giorno della storia della tua azienda. Un bilancio non è registrato in tutti i dettagli di un libro mastro generale. È un'istantanea della salute finanziaria di un'azienda in termini di attività e passività in un determinato momento.
Struttura
Gli account in una contabilità generale sono raggruppati in cinque categorie; attività, passività, patrimonio netto, entrate e spese. Di solito c'è una pagina separata per ogni account tracciato dalla contabilità generale. Le transazioni vengono registrate in una contabilità generale man mano che si verificano per ciascun account. Ad esempio, un pagamento effettuato a un creditore verrà registrato sotto "spese" e nello stesso giorno se un cliente ha effettuato un pagamento alla società, verrebbe registrato sotto "entrate". Un bilancio non è suddiviso in pagine separate. Invece, i totali per ogni categoria sono registrati come stanno per quel periodo. Ad esempio, le entrate totali al 31 dicembre verrebbero registrate e le spese sarebbero anche sommate e registrate. Quindi i pagamenti ai creditori A, B e C verrebbero sommati, piuttosto che registrati individualmente.
Scopo
La contabilità generale viene utilizzata come origine dati per altri documenti finanziari, incluso il bilancio finanziario. La contabilità generale tiene traccia delle transazioni e conserva una registrazione di tutti i dati per la società in modo che altri documenti finanziari possano essere compilati in modo accurato. Incoerenze, errori contabili e perdite possono essere monitorati attraverso la contabilità generale. Il bilancio mostra chi lo sta guardando (come un creditore, per esempio) che cosa possiede una società e cosa deve alle altre parti a partire dalla data in cui è stata completata. I bilanci sono spesso utilizzati per determinare se un business si qualifica per un credito o un prestito. I creditori, gli investitori (potenziali e attuali), i dirigenti, i fornitori, i clienti, le agenzie governative e i sindacati usano il bilancio per prevedere dove sarà la società, o come apparirà finanziariamente lungo la strada. Per un creditore, questo è uno strumento per stimare il "rischio" dell'azienda quando si considera un prestito. Per il CEO o il presidente della società, il bilancio aiuta a determinare se la società ha troppe scorte o se ha bisogno di aumentare le entrate.
