Un piano di emergenza è un cambiamento proposto nella direzione strategica di un'azienda in risposta a eventi imprevisti che causano una variazione significativa dei risultati finanziari rispetto a quanto previsto o previsto. I proprietari di imprese preparano piani di emergenza perché riconoscono che è difficile prevedere con precisione il futuro. Affrontare incertezza fa parte della descrizione del lavoro di ogni imprenditore.
Perché sono necessari i piani di emergenza
Durante la pianificazione, le aziende prendono decisioni difficili su come allocare le proprie risorse, tra cui capitale, personale e capacità produttiva. Queste decisioni si basano su ipotesi sull'ambiente aziendale che l'azienda dovrà affrontare nel prossimo anno e oltre. Molte volte questo ambiente cambia dopo l'implementazione dei piani. I concorrenti implementano le proprie strategie per ottenere una maggiore quota di mercato. L'economia generale può aumentare o diminuire, a volte improvvisamente e con pochi avvertimenti. Il piano strategico di un'azienda non è più sincronizzato con l'ambiente e devono essere apportate modifiche.
Quando viene eseguita la pianificazione di contingenza
Molte aziende preparano piani di emergenza durante la loro pianificazione annuale quando stabiliscono la direzione strategica per l'anno successivo e per il lungo termine. Ma alcuni manager si sforzano di incorporare la pianificazione di emergenza nel loro processo decisionale durante tutto l'anno, riconoscendolo come uno strumento utile per affrontare problemi sia grandi che piccoli. Un problema minore potrebbe essere un concorrente che convince un manager chiave a lasciare l'azienda a lavorare per lui. Se il proprietario dell'azienda aveva già una sostituzione addestrata o almeno selezionata, la modifica comporterebbe un'interruzione minima delle prestazioni del reparto.
Processo creativo
La pianificazione di contingenze richiede un pensiero strategico creativo - essere in grado di immaginare quali eventi potrebbero verificarsi per spingere l'azienda fuori dal suo corso finanziario previsto. La pianificazione di contingenza è anche chiamata lo sviluppo di scenari "what-if". Durante le riunioni, i manager chiedono come la società risponderebbe se si verificasse un determinato evento. Questi incontri devono essere aperti e a ruota libera, consentendo a tutte le idee di esprimersi senza critiche.
Non sempre negativo
La pianificazione delle situazioni di emergenza non dovrebbe essere considerata come qualcosa che ha lo scopo esclusivo di affrontare eventi negativi. È anche uno strumento per pianificare in anticipo per sfruttare le opportunità che potrebbero emergere durante l'anno. Un esempio potrebbe essere la presenza di fonti di capitale che possono essere utilizzate per acquisire un concorrente i cui proprietari annunciano inaspettatamente che sarebbero disposti a vendere.
Benefici
La pianificazione delle contingenze rafforza le capacità di pensiero strategico dei dirigenti. Diventano più consapevoli del contesto economico in continua evoluzione in cui opera la società e di come può influire sul successo dell'azienda. Avere piani di emergenza in atto consente una reazione più rapida agli eventi imprevisti e può ridurre il danno alle entrate e al profitto. Un negozio di vendita al dettaglio potrebbe trovare il suo business interrotto da riparazioni stradali che rendono difficile per i clienti parcheggiare e passare attraverso l'ingresso principale. Il negozio dovrebbe avere un piano di emergenza in atto per riorganizzare rapidamente l'ingresso posteriore in modo che i clienti possano entrare in quel modo, inclusa la segnaletica per avvisare i clienti del cambiamento.
