Il mondo digitale ha reso la comunicazione probabilmente il set di competenze più importante sia per gli individui che per le società. Quando le comunicazioni si disgregano all'interno di un'azienda, spesso è un fattore predittivo di quando altre dinamiche lavorative seguiranno quella spirale discendente. Per padroneggiare la comunicazione, è necessario comprendere le differenze fondamentali tra le comunicazioni formali e informali e quando ciascuna viene applicata al meglio. Quando la comunicazione è fluida e aperta, spesso porta a maggiore efficienza, migliori relazioni e maggiore morale.
Cos'è la comunicazione aziendale?
Prima di addentrarci nella complessità dei metodi di comunicazione formale e informale, è bene avere una base di ciò che comprende la comunicazione aziendale.
La comunicazione aziendale può essere sia interna che esterna. A volte, può riguardare l'educazione dei dipendenti sull'immagine del marchio e come mantenere e proiettare il marchio attraverso tutti i loro sforzi. Le comunicazioni sono utilizzate per costruire relazioni con le parti interessate. È attraverso la messaggistica che il danno è controllato o peggiorato quando le cose vanno di lato. Le comunicazioni definiscono il marketing, le relazioni pubbliche e la consapevolezza del marchio esterno. È nella messaggistica e nella comunicazione che le aziende creano quadri per dove sono diretti e quali progetti stanno venendo giù per le pipe.
In breve, le comunicazioni aziendali sono alla base di quasi tutti gli aspetti del business moderno. Per eccellere nella comunicazione è un modo fondamentale sia per i dipendenti che per il management di portare le loro carriere a maggiori altezze.
Quali sono i metodi di comunicazione formale e informale?
Qualsiasi modo in cui si sceglie di far conoscere qualcosa è un metodo di comunicazione e la varietà è vasta. Alcuni includono:
- Parlando del refrigeratore d'acqua.
- Invio di un'email a livello aziendale o da persona a persona.
- Pubblicazione su forum aziendali.
- Condivisione in una newsletter aziendale.
- Appuntare un opuscolo sulla bacheca della mensa.
- Messaggistica chat peer-to-peer.
- Conversazioni di gruppo o di gruppo in una compagnia Slack group o Basecamp board.
- Affrontare una tavola rotonda aziendale.
- Fare un discorso in un picnic aziendale.
- Qualsiasi forma di SMS, social media e persino video.
- Emissione di un rapporto di stakeholder.
Nessuno di questi metodi è inefficace per la comunicazione. Tutti prendono la parola. La domanda è: sono un metodo appropriato per quel messaggio? Ancora più importante, sono inappropriati?
In alcune regioni, sms dopo ore può essere contro la legge o una violazione delle condizioni contrattuali di un dipendente. Fare amicizia con Facebook può essere inappropriato per un supervisore o un manager in quanto potrebbe portare a un'informalità sfrenata fuori dalle ore di lavoro. Dalla regione alla regione e dalla società alla società, l'attuale serie di comunicazioni presenta una varietà di dilemmi e considerazioni che dovrebbero essere riconosciute e comprese sia dai dirigenti che dai dipendenti.
Esempi di metodi di comunicazione informale
Le comunicazioni informali sono qualsiasi metodo di comunicazione che non segue la catena di comando aziendale o aderisce alle best practice stabilite all'interno dell'azienda. Può includere pettegolezzi, voci, chiacchiere occasionali, battute per interruzioni e oltre. Succede nelle e-mail, nei testi, nelle applicazioni di messaggistica di gruppo, nelle note scritte a mano, nei post-it apposti ai report, nelle telefonate e persino nei blog delle squadre. Spesso, è considerato peer-to-peer, il che significa che si verifica raramente con persone con diversi livelli di autorità.
In generale, può essere impetuoso, non pianificato, casuale e non verificato. Solitamente non è pensato per essere preso come un'ultima parola e spesso è previsto che non sia registrato.
Forse un dipendente dice casualmente: "Ho visto i rapporti sulle vendite e penso che significhi brutte cose per la nostra sicurezza del lavoro". Questa è una comunicazione informale che non rappresenta in alcun modo il risultato economico dell'azienda. Le vendite possono essere abbassate per un numero qualsiasi di motivi, da un importante cliente che dichiara il fallimento allo sviluppo del prodotto che si avvia a un nuovo lancio che potrebbe rendere obsoleto il vecchio prodotto. Perché qualcuno possa prendere un commento così irriverente come il Vangelo potrebbe essere pericoloso per il morale della squadra. È importante che i dipendenti capiscano le osservazioni casuali come "comunicazione informale" da una persona può danneggiare la squadra.
Supponiamo che un altro dipendente invii un testo a livello aziendale invitando tutti a bere dopo l'orario di lavoro al Wanda's Watering Hole, dove le bevande dell'happy hour sono le più economiche di sempre. Ciò potrebbe essere accaduto su un account aziendale e potrebbe coinvolgere dipendenti, ma è un incontro informale e non autorizzato. E questi sono dei grandi costruttori di team e dovrebbero essere incoraggiati, ma la compagnia dovrebbe avere delle politiche su come tali eventi sono organizzati - come non attraverso gli account di posta elettronica dell'azienda.
La comunicazione informale può anche essere qualsiasi tipo di ripresa della brezza. I dipendenti parlano del loro fine settimana o diffondono la notizia che Joyce ha avuto il suo bambino. Piscine da calcio, chiacchierando del tempo, preoccupandosi di parcheggiare o chiedendo ad alta voce le versioni dei prodotti del nuovo trimestre - sono tutte informali.
Quando la comunicazione sul posto di lavoro è informale, spesso non c'è né la necessità di mantenere la privacy né l'aspettativa di privacy.
Esempi di metodi di comunicazione formale
Quando comunichi formalmente sul posto di lavoro, generalmente c'è una considerazione direzionale. È dall'alto verso il basso, dal basso verso l'alto, laterale o orizzontale. Coinvolge dipartimenti e pratiche consolidate. La comunicazione formale è generalmente concepita in anticipo - è un messaggio che è stato pensato e pianificato e poi diffuso per particolari dipendenti, reparti specifici o anche l'azienda oi suoi stakeholder nel loro complesso.
Anche, può traspirare in e-mail o conversazioni telefoniche. Ma il criterio più importante per la comunicazione formale è che è considerata una comunicazione "attraverso i canali appropriati".
Un esempio potrebbe essere quando l'azienda pubblica invia un'e-mail con un allegato che è stato scritto formalmente, spiegando perché gli straordinari non possono essere fatturati e non saranno compensati per una durata specifica. Tale lettera avrà coinvolto la direzione, la contabilità e forse anche il dipartimento legale in modo che protegga la società da chiunque abbia frainteso la lettera e tenti di fatturare gli straordinari non approvati. Probabilmente implicherà una "conferma di lettura" su un'email come prova che ogni destinatario ha aperto e letto il comunicato.
Un report azionario per le parti interessate è una comunicazione formale. Una revisione dei dipendenti con un manager può essere considerata una comunicazione formale quando è coinvolto un rapporto scritto. Un video creato dalla direzione per spiegare un progetto e accessibile attraverso il cloud aziendale è formale, mentre una chat video è informale. Un post sul blog aziendale è un modo formale per ottenere notizie su nuovi prodotti o servizi, non solo per il team di una società, ma anche per i loro clienti esistenti e potenziali. Quando le cattive notizie escono su un progetto e il dipartimento per le pubbliche relazioni lancia incendi, questa è una comunicazione formale esterna.
Tutti questi metodi di comunicazione condividono una grande cosa in comune - nessuno di loro è spontaneo. È probabile che tutti includano buona grammatica, linguaggio conciso, linguaggio industriale, termini aziendali e probabilmente anche il marchio aziendale.
Perché hai bisogno di metodi di comunicazione formale e informale
La comunicazione influenza molto di ciò che accade nelle nostre vite. Abbatte le paure; ispira ed educa. Costruisce relazioni e può separarle.
Le aziende che non riescono ad avere buone comunicazioni spesso soffrono di una vasta gamma di problemi. Può rendere i dipendenti confusi su quali azioni intraprendere o come comportarsi. Gli scontri possono verificarsi tra reparti. Gli errori accadono. Gli stimoli possono divampare. I risultati possono essere qualsiasi cosa, da inefficienze a problemi legali.
Con una buona comunicazione, sia informale che formale, la cultura aziendale tende a essere più forte, più sana e più produttiva. Quando i dipendenti sentono di avere gli strumenti per comunicare tra loro e con il management, spesso hanno una migliore comprensione dei loro ruoli e dei loro obiettivi.
Quando la gestione dispone di una vasta gamma di strade disponibili per comunicare con i dipendenti, crea migliori relazioni, ispira maggiore lealtà e può portare a un aumento della produttività generale.
Se la comunicazione avviene solo informalmente o formalmente, crea conflitti.
Esempi di comunicazione mista o malgestita
Forse la gestione non si confonde mai con la loro squadra. Forse Peter, il responsabile delle vendite, non ha idea che John si sia sentito male in maniera regolare ultimamente, grazie alla faccia coraggiosa di John. Di conseguenza, Peter non si rende conto che la squadra è stressata perché John sta lottando così tanto. Quando John informa Peter che gli è stato diagnosticato un cancro, è uno shock, perché Peter non ha mai apprezzato le chiacchiere intorno al refrigeratore, e rifiuta le raffiche di posta elettronica informale. Dato che Peter è stato così distante a livello informale, il suo reparto vendite si fida di lui, e hanno paura di ciò che la diagnosi di cancro di John significa per la sicurezza del lavoro di John e il loro carico di lavoro imminente.
I buoni manager capiscono che la comunicazione informale rende i rapporti più forti, non solo alla loro fine, ma come un blocco morale per l'intera azienda, dall'addetto al ricevimento ai crediti.
Come rovescio della medaglia, però, se la comunicazione è sempre e solo informale, lascia gli impiegati confusi e frustrati. Se ogni politica aziendale viene sempre emessa solo attraverso scoppi di e-mail spontanei e reazionari, e mai emessa formalmente come una missiva ben pensata, può sembrare che i pali siano in costante movimento. Questa è davvero una politica, o solo un altro stato d'animo in cui si trova la direzione?
Forse, a maggio, il responsabile dello sviluppo del prodotto fa esplodere l'azienda con un'e-mail scritta casualmente che dice: "Il team ha lavorato sodo su una nuova interfaccia che renderà il nostro software di contabilità più facile da usare per i clienti. Non sono sicuro di un nome o di una data di rilascio, ma è sicuramente in corso."
Poi, a luglio, esce una mail che dice: "Siamo di nuovo al tavolo da disegno sulle interfacce. L'obiettivo è una maggiore funzionalità che si traduce in un minor numero di chiamate al servizio clienti."
Tuttavia, non c'è stato un comunicato ufficiale su qualcosa da fare con la riprogettazione dell'interfaccia. Cosa dovrebbero dire o fare i dipendenti sui problemi di interfaccia se i clienti chiedono? In questo caso, è fondamentale che l'azienda si riunisca e invii una comunicazione formale che dica esattamente a cosa sta lavorando il team di sviluppo, poiché si tratta di informazioni critiche per ogni livello aziendale, dal budget fino al marketing e i reparti possono quindi sviluppare un piano di azione sulle interfacce imminenti.
Come insegnare ai dipendenti metodi di comunicazione formale e informale
Quando si parla di comunicazione, c'è più in gioco che mai. Le politiche sono critiche negli ambienti aziendali e, quando li esponiamo, è formale. Sono richieste linee guida scritte, con chiarimenti in base alle esigenze. Forse il chiarimento può avvenire rivolgendosi al personale in una riunione o consentendo un canale Slack per la discussione, ma è importante che non vi siano ambiguità.
Invita i dipendenti a impegnarsi e fare domande se non sono sicuri di nulla. Fai sapere loro che è meglio inviare un'e-mail o altra comunicazione scritta se desiderano una traccia cartacea sulle risposte. Anche questa carta da parati protegge l'azienda.
Le politiche dovrebbero indicare dove si trova l'azienda su cose come il gossip - che può essere dannoso e improduttivo, che tutti i dipendenti meritano sia rispetto che privacy su questioni sia sul posto di lavoro che al di fuori di esso. Le politiche dovrebbero anche chiarire che mentre le persone sono libere di usare i social media come persone private, non devono condividere prodotti di lavoro o parlare di questioni aziendali sui loro canali social.
Le linee guida possono anche chiarire se è bene usare l'e-mail in modo informale all'interno del lavoro o se tali comunicati dovrebbero essere limitati alle app di messaggistica e simili. Dovrebbero stabilire se ci sono regole per inviare messaggi di testo o per e-mail dopo ore e se si prevede che i dipendenti monitorino questi fuori sede.
Questo è anche il caso in cui le politiche in materia di flirt e molestie dovrebbero essere ripetute poiché sono sempre comunicazioni informali che spesso ostentano le regole aziendali.
In definitiva, un manuale scritto sulla comunicazione all'interno dell'azienda è il modo migliore per stabilire la cultura della comunicazione aziendale. Ricorda, la comunicazione informale è una parte preziosa e creatrice di morale in ogni luogo di lavoro e dovrebbe essere consentita a volte a fiorire. Certo, può sfuggire di mano se è senza sosta, quindi l'azienda dovrebbe avere delle linee guida su quando è appropriato e su cosa è opportuno discutere in modo informale. Le conquiste sessuali, no, ma un grande fine settimana in una capanna, va bene.
Alla fine, creando un ambiente di lavoro positivo e apertamente comunicativo, scoprirai che la tua azienda gode di un ambiente meno stressante e produttivo, con dipendenti che si sentono più fedeli e apprezzati sul posto di lavoro.
