Le organizzazioni redditizie fanno affidamento su modelli di comunicazione aziendale formali e informali. I canali di comunicazione formale forniscono una struttura verso risultati produttivi. Le interazioni informali consentono di costruire relazioni autentiche e metodi alternativi per creare significato nell'organizzazione. Entrambi si completano a vicenda e possono rafforzare l'azienda quando efficacemente applicata. Ciascuno può essere pianificato, ma la comunicazione informale è solitamente spontanea.
Scopo della comunicazione formale
La comunicazione aziendale formale è uno scambio di informazioni strategico che supporta un programma chiaro. Questa informazione è tradizionalmente considerata un metodo di comunicazione interno, ma può includere interazioni strutturate con persone ed entità esterne all'organizzazione.
La comunicazione formale può anche innescare interazioni informali.Ad esempio, un funzionario capo può programmare una riunione del tour o del municipio in cui viene incoraggiata una libera circolazione di commenti su argomenti di discussione. Tuttavia, questi possono portare a interazioni personali, storie e idee che non erano nell'agenda originale.
Tipi di comunicazione formale
Le organizzazioni possono comunicare al proprio team interno tramite comunicazione scritta o verbale. I manager possono utilizzare strumenti formali scritti come e-mail, articoli per blog, materiali di formazione per l'orientamento o newsletter. Le presentazioni vocali, le riunioni e le conferenze programmate sono esempi di interazioni verbali come una strategia di comunicazione formale. La comunicazione formale può anche includere il collocamento strategico della segnaletica per ufficio, le revisioni dei dipendenti e la collaborazione con organizzazioni senza scopo di lucro. Notizie e apparenze di dirigenti sono anche modi creativi per migliorare i rapporti commerciali attraverso la comunicazione formale.
Scopo della comunicazione informale
Le interazioni spontanee scatenano una "vite" di informazioni condivise attraverso reti di comunicazione informali. La comunicazione aziendale informale dovrebbe integrare le reti formali. Le relazioni autentiche e redditizie si solidificano con questo metodo. A volte, l'atmosfera informale può comportare distribuzioni informali e incuranti delle informazioni. Per questo motivo, tutto il personale dovrebbe prestare particolare attenzione alla condivisione di informazioni sensibili durante la comunicazione informale. Sebbene la comunicazione scritta possa anche essere informale, dovrebbe essere opportuno evitare problemi legali ed etici.
Tipi di comunicazione informale
La comunicazione verbale informale può avvenire durante le pause pranzo, le interazioni del corridoio e le telefonate. I comunicatori di affari creativi possono includere intenzionalmente note scritte a mano, messaggi di testo e riconoscimenti di anniversario e biglietti di auguri per creare un rapporto con i colleghi.
Dinamica della comunicazione aziendale
Le informazioni possono essere fornite dalla direzione al dipendente o viceversa. Le società che si fondano principalmente in reti formali raramente si discostano dalle regole e dai protocolli. D'altra parte, le culture aziendali informali incoraggiano la spontaneità e le reti casuali. Indipendentemente dalla cultura aziendale, le organizzazioni crescono attraverso un equilibrio strategico di reti formali e informali. Le organizzazioni traggono vantaggio dalla creazione di una rete di comunicazione aperta che includa feedback da dipendenti e manager.
