La maggior parte delle persone che lavorano vengono quotidianamente bombardate da infinite e-mail. Molte di queste e-mail vengono rapidamente scansionate e cancellate, se addirittura vengono aperte. Quando invii un'email aziendale a un collega, a un dipendente o a un cliente, non vuoi che finisca nella pila degli scarti. Acquisire dimestichezza con il formato di e-mail aziendale può fare la differenza tra l'avere letto la tua e-mail e averla scaricata nel cestino virtuale.
Qual è il formato email aziendale?
Il formato email aziendale è una buona pratica per l'invio di qualsiasi tipo di corrispondenza per conto della vostra azienda. Fornisce una struttura formale che ti aiuta a trasmettere il tuo messaggio e ottenere una risposta.
Gli elementi di un'e-mail aziendale includono:
- Linea dell'oggetto dettagliata. Usa una riga dell'oggetto che incoraggia il lettore ad aprire la tua email. Più sei specifico, meglio è. Includi alcune parole su di cosa tratta l'email - Incontro la prossima settimana per discutere la proposta - piuttosto che una parola vaga, come Ciao. Essere specifici aiuta a prevenire che le tue e-mail vengano intrappolate in un filtro antispam, non rendendole mai al destinatario in primo luogo.
- Saluto professionale. Il modo in cui saluti la persona dipende dalla tua relazione preesistente, se ne hai uno. Se stai contattando qualcuno di nuovo o chi è in una posizione più alta, è appropriato usare un saluto più formale come Caro signor Jones. Se hai già lavorato con questa persona e hai una relazione più casuale, va bene usare il nome della persona, come Ciao, Kim. Assicurati che il nome della persona sia scritto correttamente e che l'indirizzo email sia corretto.
- Messaggio conciso Il corpo dell'email aziendale dovrebbe essere diretto e diretto. La persona che legge non ha sempre molto tempo, quindi non renderlo troppo lungo e dettagliato. Utilizza frasi e paragrafi brevi e includi solo le informazioni pertinenti. Ad esempio, una o due frasi sul perché ti piacerebbe incontrare e sugli orari proposti. Questo rende anche più facile per le persone leggere il messaggio sui loro telefoni, che è dove è probabile che aprano le email. Assicurati di utilizzare la formattazione email di base, anche se sei tentato di utilizzare molti colori o emoji.
- Firma. Quando si invia un'e-mail aziendale, è sempre una buona idea chiudere con una firma e-mail. Includi nome, titolo di lavoro, azienda e informazioni di contatto. Può anche includere collegamenti ai tuoi social media o al tuo sito web, rendendo conveniente per il destinatario avere accesso a quelli. Basta non includere così tante informazioni che sembra ingombra. La firma può essere pre-programmata nelle impostazioni e-mail in modo che venga automaticamente inclusa in tutte le e-mail inviate.
Perché è necessario conoscere il formato email aziendale
Un'e-mail aziendale è essenzialmente come qualsiasi altra lettera commerciale, ma inviata elettronicamente. E, come qualsiasi lettera commerciale, assicurati di utilizzare il formato corretto in modo da incontrare il più professionale possibile. Non si desidera inviare un'e-mail che sia troppo casuale o impersonale, soprattutto per un'importante questione aziendale.
Il formato di posta elettronica aziendale offre una struttura semplice che può essere adattata a qualsiasi e-mail aziendale. È progettato per comunicare ai destinatari esattamente di cosa tratta il messaggio e incoraggiarli ad aprire l'e-mail e a leggerlo. Il formato email aziendale ti consente anche di essere formale o informale, a seconda del destinatario. Rimani sempre professionale e amichevole nella tua email. Scrivi in modo tale da incoraggiare il destinatario a leggere il tuo messaggio e rispondere alla tua richiesta.
Rappresenti la tua attività con ogni email che invii. Imparare il formato email aziendale può aiutarti a fare una buona impressione sia con coloro con cui lavori e con quelli con cui ti piacerebbe lavorare.
Esempio di formato di email aziendale
Il modo esatto in cui formatti la tua email aziendale dipende dalla tua personalità, dall'e-mail e da chi la stai inviando. Segui questo formato email aziendale di base:
Oggetto: revisione del piano di marketing estivo
Ciao Sam,
In allegato è il piano di marketing estivo che ho messo insieme. Sarei grato se potessi esaminarlo e farmi sapere se hai qualche suggerimento.
Avrai il tempo di parlarne con me martedì o mercoledì prossimo?
Grazie,
asina
titolo, nome dell'azienda e informazioni di contatto
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