I receptionist di successo sono in grado di gestire con garbo molteplici attività dando una prima impressione positiva delle loro aziende a ospiti, visitatori e potenziali dipendenti. Sia che lavori in una piccola azienda di servizi professionali o in una grande multinazionale, le capacità organizzative adeguate possono essere la chiave per mantenere un'accoglienza efficace. Le migliori idee per l'organizzazione della reception semplificano le attività di routine e rendono l'ospitalità più efficace.
Guide di riferimento rapido
Creare guide di riferimento rapide per informazioni di routine quali numeri chiamati di frequente, numeri di ufficio e elenchi di interni telefonici. Laminare queste guide per renderle facili da maneggiare e fare riferimento rapidamente. Metti queste guide in un file organizzato quando non sono in uso attivo. Considera di avere copie extra di queste guide da fornire su richiesta. Queste guide ti renderanno più efficiente e potranno velocizzare le attività di routine come il trasferimento delle chiamate.
Appuntamenti chiave
Fai una lista dei visitatori anticipati per il giorno in base all'ora dell'appuntamento. Metti il nome della persona e chi dovresti comunicare al loro arrivo. Questo elenco ti permetterà di personalizzare le tue dichiarazioni di benvenuto ai visitatori. Ad esempio, quando arriva un cliente, puoi dire "Benvenuto, signor Smith, la signora Epps è entusiasta del tuo incontro". Questo tipo di saluto fa sentire l'ospite più benvenuto e può aiutare a migliorare i risultati del suo incontro. Questa accoglienza personalizzata è particolarmente utile per le interviste ai dipendenti. Se un potenziale dipendente si sente accolto, lei sarà più a suo agio per il colloquio e avrà una visione più favorevole del lavoro per l'azienda.
Interrompere il programma di rotazione
Assicurati di avere un backup adeguato per coprire i tuoi doveri quando sei in pausa o hai giorni di malattia. Crea "fogli di trucchi" che descrivono compiti e funzioni di base che possono essere dati a chiunque ti stia compilando. Prendi in considerazione la possibilità di creare un programma formale che ruoti i compiti di copertura tra i diversi reparti della tua azienda. Questo sistema di rotazione ti consentirà di avere più contatti con più parti dell'azienda, il che ti renderà più facile indirizzare le domande in futuro.
Scrapbook aziendali
Crea uno scrapbook aziendale che metta in risalto notizie positive e attività aziendali. Crea questi libri quando hai tempi di inattività e inseriscili nell'area di attesa per la revisione dei visitatori. Questi libri forniranno un modo costruttivo per i visitatori di passare il tempo mentre sono in attesa del loro appuntamento e possono aiutarli a diventare più familiari con la vostra azienda allo stesso tempo. Mantenendo i tuoi ospiti occupati, sarai in grado di mantenere la tua attenzione su altri compiti e telefonate, il che aumenta l'efficienza organizzativa.
rinfreschi
Tieni i rinfreschi a portata di mano alla tua reception. Installare un piccolo frigorifero per conservare bevande fredde sotto la scrivania o nell'area di attesa. Avere a portata di mano una caffettiera con una tazza, insieme a prodotti caffè standard come zucchero e crema. Metti un vassoio di prodotti da forno sul bancone della reception o una ciotola di caramelle dure. Con la chiusura di questi rinfreschi, puoi dare una calda accoglienza agli ospiti della tua azienda senza la necessità di lasciare la reception.
