Man mano che la tua azienda si espande e ha più successo, il suo sistema di archiviazione cartacea può diventare noioso oltre che poco pratico. Questo è il motivo per cui molti proprietari di aziende scelgono di utilizzare un database. Sebbene i database contribuiscano a far funzionare le organizzazioni più agevolmente, non sono privi di difetti. Progettare un database può essere costoso e dispendioso in termini di tempo. I problemi tecnici possono causare danni ingenti. Inoltre, un'azienda deve dedicare del tempo alla formazione dei dipendenti per utilizzare il nuovo database.
Design a consumo di tempo
La conversione da file cartacei a un sistema di database elettronico può essere complessa, difficile e dispendiosa in termini di tempo. È necessario seguire diversi passaggi quando si passa a un database. Il responsabile del progetto deve determinare lo scopo del database e raccogliere tutte le informazioni che devono essere organizzate. Il progettista del database deve creare le tabelle necessarie che divideranno le informazioni, specificare le chiavi primarie, impostare le relazioni della tabella, perfezionare la progettazione e applicare regole di normalizzazione che impediscano il mantenimento di informazioni ridondanti in più punti. A seconda del livello di abilità, la progettazione del database può richiedere da alcuni giorni a diverse settimane.
Problemi tecnici
Occasionalmente, il database può incontrare errori che danneggiano praticamente tutte le informazioni al suo interno. A differenza dei file cartacei, se si verifica un errore nel database può avere un effetto domino. Piccoli errori di calcolo possono comportare la necessità di una revisione completa del sistema. I backup regolari sono fondamentali per limitare il potenziale danno.
Costoso
La conversione in un database può essere molto costosa. Il proprietario dell'azienda sosterrà diversi costi. Più complicato è il design del database, più costerà. L'azienda deve acquistare il pacchetto software che offre la massima flessibilità per il database progettato su misura e consente la crescita. In molti casi, l'imprenditore dovrà assumere un professionista per assicurarsi che il lavoro sia svolto correttamente. Deve investire abbastanza nella pianificazione della struttura del database per garantire le migliori prestazioni.
Formazione richiesta
La conversione in un database significa che l'imprenditore deve addestrare i dipendenti a utilizzare il nuovo software. I dipendenti devono prendere tempo lontano dalle loro normali funzioni di lavoro per essere addestrati. L'imprenditore può anche dover assumere istruttori per guidare le lezioni di formazione. Alcuni dipendenti potrebbero essere resistenti alla nuova tecnologia. Le sessioni di formazione possono richiedere da alcune ore a diversi giorni e la piena adozione della tecnologia può richiedere molto più tempo. A seconda di quanto tempo impiegano i dipendenti a imparare come navigare nel sistema, la formazione e l'adozione possono rallentare la produttività.
