Un'asta silenziosa è un ottimo modo per raccogliere fondi per la tua organizzazione o beneficenza mentre raccogli i sostenitori e aumenta la consapevolezza allo stesso tempo. Poiché le aste silenziose generalmente coincidono con un altro evento, gli inviti a un'asta silenziosa devono far sapere agli invitati cosa sta succedendo, come devono vestirsi, se vengono nutriti, quali articoli e servizi sono offerti e dove vanno i soldi. A seconda della formalità dell'evento e del livello di relazione che hai con i tuoi ospiti, il formato dell'invito e la consegna sono modificabili.
dettagli dell'evento
Come per ogni invito, la posizione, la data (incluso il giorno della settimana) e l'orario devono essere chiaramente elencati con la corretta ortografia sull'invito. Un invito a un'asta silenziosa dovrebbe far sapere agli ospiti cosa sta succedendo oltre all'asta. Che si tratti di una cena, di un ballo, di un rodeo, di una notte di un teatro misterioso o di qualcosa di completamente inaspettato, gli ospiti devono sapere cos'altro succederà durante l'asta. Un periodo di tempo generale degli eventi, incluso quando l'offerta effettiva inizia e termina, dovrebbe essere inclusa nel modulo di elenco.
Abbigliamento
Quando si richiede un abbigliamento formale per un evento formale coincidente con un'asta silenziosa, è generalmente accettato che "l'abbigliamento formale richiesto" non deve essere indicato nell'invito. Un invito crea un'atmosfera per l'evento o festa che si svolgono. La qualità della carta, il tipo di carattere utilizzato e i dettagli dell'evento dovrebbero indurre una persona a capire che è necessario vestire formalmente senza doverla leggere in stampa. Per gli eventi meno formali o gli inviti dall'aspetto formale che non richiedono un abbigliamento formale, menzionare l'abbigliamento appropriato va bene. "Vieni come sei" o "vesti in costume" sono modi appropriati per far sapere ai tuoi ospiti cosa ci si aspetta da loro.
Donazione o raccolta fondi
Gli inviti a un'asta silenziosa devono informare gli ospiti sul motivo per cui l'asta sta accadendo e su come verranno utilizzati i fondi raccolti. Usando una frase semplice come "Beneficiando il club dei ragazzi e delle ragazze del North State", gli ospiti sanno che stanno donando in beneficenza e che l'ente di beneficenza non è quello che si dedica direttamente all'evento. In tal caso è necessaria una linea separata con "Sponsorizzato da" e il nome delle persone che partecipano all'evento. Se l'asta è una raccolta fondi per la stessa organizzazione che sta organizzando l'evento, la formulazione dovrebbe essere "Fundraiser for North State Boys and Girls Club" e lasciata lì. Se tutto il ricavato andrà direttamente al benefattore, dovrebbe essere indicato come "100% dei proventi che beneficiano" seguito dal nome.
Cibo e bevande
La maggior parte delle aste ha almeno aperitivi e rinfreschi disponibili durante l'asta silenziosa. Questo permette alle persone di socializzare e sentirsi più a loro agio. Qualunque sia il livello di cibo che viene servito, dovrebbe essere indicato sull'invito in modo che le persone non abbiano ricevuto troppo o troppo poco cibo in anticipo. La "Cena fornita" può essere aggiunta nella parte inferiore dell'invito o l'ora della cena verrà servita elencata nel programma degli eventi nell'invito. "I rinfreschi forniti" è un modo educato di dire agli ospiti che l'asta è un evento più casual e non ha lo scopo di riempire l'appetito di una persona durante l'offerta.
Formato e consegna
Gli inviti devono essere messi in buste e inviati anziché presentati come cartoline postali per mantenere la formalità e contenere tutte le informazioni necessarie per invitare correttamente gli ospiti a un'asta silenziosa. L'etichetta per la consegna degli inviti è ancora tramite USPS per la consegna nei 50 stati. Se l'asta silenziosa ha un budget limitato o è molto informale, gli inviti consegnati a mano sono consentiti, ma non generano lo stesso tipo di reazione al diritto o privy come un invito ricevuto tramite posta ordinaria.
