Se hai intenzione di lavorare come segretaria o assistente amministrativo, devi assicurarti di avere le giuste competenze. Il ruolo del segretario e dell'assistente amministrativo è cambiato rapidamente negli ultimi anni e anche le abilità di cui gli individui hanno bisogno si sono evolute. Capire quali sono le abilità e le abilità più importanti può rendere la ricerca di un lavoro più facile e più efficace.
Competenze informatiche
La maggior parte del lavoro di segreteria viene ora svolto su computer, quindi i segretari devono avere solide competenze informatiche. Tali competenze comprendono la possibilità di utilizzare i principali pacchetti software per ufficio come Microsoft Office. Gli aspiranti segretari dovrebbero familiarizzarsi con diverse versioni di Microsoft Office, poiché non tutte le aziende utilizzano l'ultima versione.
Buone capacità di comunicazione
I segretari devono avere solide capacità comunicative, sia scritte che verbali. I segretari sono spesso chiamati a comunicare per conto dei loro capi e devono essere in grado di presentare se stessi e i loro datori di lavoro nella migliore luce possibile. Ai segretari viene spesso chiesto di scrivere lettere con istruzioni minime dai loro capi. Ciò significa che devono avere un'eccellente padronanza della lingua inglese e una solida conoscenza dell'etichetta aziendale e dei giusti formati di comunicazione commerciale. La necessità di un'eccellente comunicazione si estende a tutte le aree, dalle comunicazioni relativamente informali come la posta elettronica e l'instant messaging, alle proposte commerciali e alle lettere formali.
Digitazione e competenze amministrative
I segretari devono avere capacità di scrittura molto forti, dal momento che una buona parte della loro giornata è trascorsa a digitare lettere, promemoria, e-mail e altre comunicazioni scritte. Molti datori di lavoro richiedono ai candidati di segreteria di fare un test di dattilografia, quindi sii pronto e pratica le tue abilità di battitura prima dell'intervista. Molte segretarie svolgono anche funzioni amministrative, come contabilità di base e buste paga. Le abilità matematiche forti sono importanti nelle professioni di segreteria, quindi affinare queste abilità è molto importante.
Abilità delle persone
Forti abilità interpersonali sono essenziali per qualsiasi segretario o assistente amministrativo. Questi individui lavorano abitualmente con un numero di dipartimenti diversi e devono essere in grado di andare d'accordo con tutti all'interno dell'organizzazione al fine di svolgere il proprio lavoro in modo efficace. I segretari lavorano anche con quelli esterni all'organizzazione, spesso servendo da controfigure per i loro capi. Un atteggiamento amichevole e la capacità di andare d'accordo con gli altri è essenziale per questo lavoro.
