Immagina questo: chiami un fornitore per ordinare alcuni widget e spara loro un'email per confermare. Il problema è che ti mandano cinque casi anziché quattro e ti atterri con una fattura più grande di quanto ti aspettassi. Dal momento che non hai nulla di legale da ritenere responsabile quel venditore, non sei tornato molto indietro. Potresti arrabbiarti e minacciare di trattenere i pagamenti, ma potrebbe diventare tutto disordinato e rovinare la tua relazione. Cosa fare? In futuro, potresti prendere in considerazione l'implementazione di un sistema di ordini di acquisto. Le OP svolgono un ruolo importante nel controllo degli acquisti aziendali, aiutandoti a tenere traccia degli ordini e a gestire i pagamenti per il lavoro svolto.
Che cos'è un ordine d'acquisto?
Un ordine di acquisto è la conferma ufficiale di un ordine per beni e servizi. Agisce come un contratto tra un'azienda e i suoi fornitori, quindi il fornitore sa esattamente cosa è stato ordinato e l'azienda sa esattamente quali prodotti e servizi saranno consegnati e in quale data. Quando un fornitore accetta un ordine di acquisto, crea un contratto legalmente vincolante tra le due parti. Quindi, non sarai mai bloccato da un caso in più di widget di cui non hai bisogno e il fornitore è protetto perché ora ha la prova legale che i beni e i servizi sono stati ordinati. Se non hai creato un ordine d'acquisto, non ci sarebbe stato alcun ordine vincolante da parte del cliente.
Che aspetto hanno gli ordini d'acquisto?
Gli ordini di acquisto assomigliano molto a una fattura. L'unica differenza è che l'acquirente li crea, non il venditore. Generalmente, un ordine d'acquisto comprenderà le seguenti informazioni:
- Informazioni sulla società dell'acquirente.
- Indirizzo di spedizione / fatturazione.
- Informazioni sulla società del fornitore.
- Dettagli dell'ordine - prodotto, quantità, prezzo e data di consegna.
- Data dell'ordine d'acquisto.
- Numero dell'ordine
Potrebbero esserci condizioni specifiche sull'ordine, ad esempio quando il pagamento deve essere effettuato. Molte aziende creano un documento di ordine di acquisto standardizzato con informazioni generiche compilate per garantire la coerenza.
Che cos'è un numero d'ordine d'acquisto?
Se c'è un articolo nell'ordine di acquisto che devi includere, è il numero dell'ordine. Il numero di ordine di acquisto è un numero di riferimento univoco che semplifica la corrispondenza tra le consegne e gli acquisti al loro arrivo. Il loro utilizzo dovrebbe accelerare l'elaborazione della fattura, poiché è possibile monitorare facilmente quando i pagamenti sono stati effettuati su ordini specifici. Inoltre, riduce al minimo il rischio di pagamenti errati in quanto non verrà corrisposto su fatture che non hanno un PO corrispondente.
Ecco un esempio. Supponi di aver bisogno di un nuovo set di schedari. È possibile creare un ordine di acquisto con le dimensioni, la quantità e i requisiti specifici per gli armadi e inviarlo al produttore. Una volta che il produttore approva l'ordine di acquisto, crea un contratto legale tra le due parti. Il produttore ti spedirà gli armadietti e invierà una fattura per l'importo totale dovuto. Tale fattura farà riferimento al numero dell'ordine. Pertanto, quando si riceve la fattura, è possibile verificarla sull'ordine di acquisto per assicurarsi che i due documenti corrispondano. Se lo fanno, vai avanti e paga. Se non lo fanno, qualcuno ha commesso un errore che è necessario indagare.
Come si integra un sistema di ordini di acquisto nel proprio business?
Se non hai mai utilizzato gli ordini di acquisto in precedenza, ti verrebbe perdonato il pensiero che sia semplice come impostare un modello di ordine di acquisto in Microsoft Word o nel tuo software di contabilità. Queste opzioni sono ottime per la creazione di un documento d'ordine fisico d'acquisto, ma ci sono alcune cose aggiuntive a cui devi pensare prima di poter integrare un sistema PO nella tua attività:
Chi sta effettuando l'acquisto?
Un amministratore di ordini di acquisto primario dovrebbe controllare il sistema di ordini di acquisto. Ciò centralizzerà i tuoi acquisti e ti fornirà una registrazione chiara di quanti soldi vengono spesi. Non appena viene creato un PO, l'amministratore può immediatamente calcolare il costo nel budget dell'azienda. In sostanza, inizierai prendendo le carte di credito dalle mani dello staff generale.
Qual è il processo per sollevare una richiesta?
Ogni processo PO inizia con una richiesta. Questa è una richiesta di ordine di acquisto che i dipendenti fanno ogni volta che hanno bisogno di acquistare beni o servizi. Dovrai creare un modello di richiesta standardizzato, che tutti i membri dello staff devono utilizzare. Molte piccole imprese consentono al proprio personale di inviare semplicemente la propria richiesta via e-mail a un manager, che si metterà in contatto con l'amministratore per allocare un budget, ottenere l'approvazione per l'acquisto e aumentare l'OP necessaria.
L'aggiunta di un sistema di richiesta garantisce che il personale debba ottenere un pollice centralizzato prima di acquistarlo, quindi nulla sfugge alle fessure. Presto avrai a disposizione dati sufficienti per tenere traccia di come i dipendenti utilizzano i materiali di consumo e i modelli di acquisto spot, ad esempio, ci sono opportunità per l'acquisto di volumi scontati da un fornitore?
Come registrerai l'ordine di acquisto?
Gli amministratori possono scegliere di approvare, rifiutare o contrassegnare una richiesta per ulteriori discussioni. Una volta che la richiesta è stata approvata, l'amministratore del PO deve assegnare un numero PO all'ordine - è possibile utilizzare qualsiasi codice alfanumerico che ti piace - e registrarlo su un registro PO. Mantenere un registro garantisce di mantenere un totale parziale di acquisti. Puoi vedere l'impatto di una richiesta prima di approvarla e aggiornare il budget ogni volta che un PO viene sollevato. È anche una parte fondamentale degli audit trail, assicurando che non vi siano discrepanze tra le forniture in entrata e i pagamenti in uscita.
Come gestirai i venditori?
Ovviamente, dovrai far sapere ai tuoi fornitori che ti stai trasferendo su un sistema PO. Questo è semplice come contattare i fornitori e informarli che invierete un ordine di acquisto prima di effettuare qualsiasi pagamento per le merci. Il modo in cui ottieni l'ordine di acquisto da parte del venditore dipende da te, spesso l'amministratore lo invierà direttamente al destinatario.
Una volta che il venditore riceve il tuo ordine d'acquisto, dovrebbe controllarlo attentamente per eventuali errori prima di preparare la merce da consegnare. Molti fornitori di grandi dimensioni sono abituati all'acquisto tramite PO e dispongono di sistemi che segnalano il tuo account se tenti di acquistare senza un PO.
Come riconciliare i pagamenti delle fatture con il registro PO?
Se si mantiene un registro PO aggiornato, riconciliare le fatture o gli estratti conto della carta di credito con l'ordine di acquisto non è particolarmente difficile o richiede molto tempo. Stai solo cercando di segnalare qualsiasi acquisto che non è stato registrato con un ordine di acquisto. Quindi, è un caso di formazione del personale per eliminare eventuali acquisti in eccesso in futuro.
Dovresti automatizzare il processo di ordine d'acquisto?
Invece di fare le cose manualmente, potresti scegliere di investire in alcuni software di acquisto per i proprietari di piccole imprese. Questi sistemi possono automatizzare le vostre richieste e approvazioni di routine e generare automaticamente gli ordini di acquisto, il che rende tutto molto meno impegnativo. Gestiscono inoltre i tuoi documenti di acquisto da una posizione centralizzata in un'unica posizione, accessibile da qualsiasi luogo, che semplifica la gestione degli ordini di acquisto in viaggio. Alcuni sistemi hanno altre funzioni utili, come un catalogo di fornitori per rendere le richieste di acquisto più facili e più convenienti per i dipendenti.
Le piattaforme sono tanto ampie quanto lunghe e ci sono molti siti di recensioni online per aiutarti a restringere le opzioni. Come sempre, approfitta delle demo e dei periodi di prova gratuiti, quindi sei sicuro di aver preso la decisione giusta prima di acquistare.
