Se hai pagato gli stipendi ai dipendenti e hai trattenuto le tasse, devi depositare gli W-2 con la Social Security Administration. Se si hanno fino a 50 dipendenti, è possibile archiviare elettronicamente tramite il sistema di servizi aziendali di SSA Online. Il servizio è sicuro e fornisce una prova immediata della sua archiviazione. Hai tempo fino al 31 marzo per archiviare elettronicamente; i filer hanno fino all'ultimo giorno di febbraio. Puoi anche stampare W-2 e distribuirli ai tuoi dipendenti.
Registrazione online dei servizi aziendali
Per accedere a BSO, è necessario prima registrarsi. Vai al sito web di Social Security Administration, Business Services Online e seleziona il pulsante "Registrati". Dovrai fornire informazioni specifiche, come nome, data di nascita, numero di previdenza sociale, indirizzo, numero di telefono e indirizzo email. Dopo la conferma della registrazione, avrai l'ID utente e la password.
Moduli W-2 / W-3 online
Per creare W-2, è necessario accedere ai moduli BSO W-2 / W-3 online. È inoltre necessario eseguire alcune operazioni preliminari, come la scelta di un anno fiscale, l'inserimento del numero di identificazione del datore di lavoro e l'assenza di eccezioni o restrizioni. Ad esempio, non puoi utilizzare Form W-2 / W-3 Online se stai registrando un anno fiscale prima del 2011 o stai correggendo un W-2 precedentemente archiviato. Per comporre gli W-2, seguire le istruzioni sulla pagina del rapporto sugli stipendi di BSO. Completa ogni W-2 come faresti per la versione cartacea. Registra gli stipendi dei dipendenti, le tasse trattenute e i benefici applicabili nelle caselle appropriate.
W-2 Stampa
Forms W-2 / W-3 Online consente di creare, salvare, stampare o inviare W-2. È possibile stampare e revisionare gli W-2 prima di inviarli. Se hai già inviato i tuoi W-2, hai a disposizione fino a 30 giorni dopo la data di invio per scaricare i tuoi W-2, che sono disponibili in formato PDF. Se hai W-2 pre-riempiti e non finiti, il sistema ti informerà che i moduli sono incompleti. BSO invia i tuoi W-2 solo all'SSA. Non li invia alle agenzie di entrate statali e locali. Devi inoltrarli da soli.
Moduli W-2c / W-3c online
Per correggere un W-2 inviato, file a W-2c utilizzando Form W-2c / W-3c Online. Questo sistema consente di archiviare e stampare un W-2 corretto indipendentemente dal formato di invio originale. È possibile correggere gli W-2 inviati solo per gli stipendi guadagnati nei precedenti tre anni, tre mesi e 15 giorni. È possibile completare e stampare fino a 25 W-2cs.
Servizi W-3 e W-3c
Un W-3 è una forma di trasmissione che mostra i salari totali e la ritenuta per tutti i dipendenti per l'anno. È necessario includere un W-3 quando si inviano i W-2 dei dipendenti all'SSA. Per archiviare e stampare un W-3, accedere a Form W-2 / W-3 Online. Per archiviare e stampare un W-3 corretto, utilizzare Form W-2c / W-3c Online.
Archiviazione e stampa per più di 50 dipendenti
Se hai più di 50 dipendenti, potresti essere in grado di utilizzare il sistema "file upload" di BSO per archiviare e stampare W-2. Per le specifiche del formato di file, visitare il sito Web di Social Security Administration, Employer W-2 Arching Instructions and Information. Scegli "Pubblicazioni e moduli", quindi "Specifiche per archiviare moduli W-2 e W-2c elettronicamente". Selezionare il collegamento delle specifiche appropriate.
