La struttura organizzativa è definita da Lamar University come "il sistema formale di relazioni di attività e reporting che controlla, coordina e motiva i dipendenti in modo che cooperino per raggiungere gli obiettivi di un'organizzazione". L'amministrazione di un ufficio può utilizzare diverse strutture organizzative in base al tipo di attività è in esecuzione Ogni struttura utilizzata nell'amministrazione dell'ufficio presenta vantaggi e svantaggi: valuta il tuo ufficio e determina la struttura più adatta alle tue esigenze.
Struttura funzionale
Una struttura funzionale colloca le persone con posizioni, competenze e compiti simili in vari gruppi. Una struttura funzionale comune è un call center del servizio clienti. Ogni persona sta eseguendo lo stesso compito, utilizzando la stessa attrezzatura e ha un obiettivo comune di gestire i problemi dei clienti. I vantaggi in questa struttura sono che è facile comunicare a un gruppo specifico, le decisioni vengono prese rapidamente, e la formazione e lo sviluppo sono più efficaci perché tutti imparano la stessa cosa allo stesso tempo. Gli svantaggi di questa struttura sono che limita la diversità tra il personale ed è più difficile soddisfare le mutevoli esigenze.
Struttura divisionale
Le strutture divisionali hanno una portata più ampia rispetto alle strutture funzionali. Una struttura funzionale si basa su un gruppo di persone con lo stesso compito, mentre le strutture divisionali sono sotto-dipartimenti all'interno di una società più grande. Ad esempio, se una società possiede vari marchi, una marca può essere considerata un proprio dipartimento e avere il proprio team delle risorse umane, team di marketing, pubbliche relazioni e gruppo esecutivo oltre la divisione. Ciò consente una migliore qualità dei prodotti e dei servizi, una gestione personalizzata, un maggiore lavoro di squadra e un rapido processo decisionale. Tuttavia, questa struttura richiede elevati costi operativi, non promuove la comunicazione tra le divisioni e aumenta i conflitti.
Struttura piatta
Una struttura piatta nell'amministrazione dell'ufficio incorpora l'amministrazione e i membri del team nei processi decisionali, nel brainstorming e nel feedback. Un'organizzazione piatta ha livelli limitati di gerarchia quando si tratta di livelli amministrativi. Questa struttura incoraggia la comunicazione aperta e incorpora stili amministrativi democratici e delegativi.
Struttura alta
Un'alta struttura organizzativa ha più livelli di leadership amministrativa. Un'alta organizzazione impedisce ai membri dell'ufficio di interagire con l'amministrazione. Il feedback non è incoraggiato e ci si aspetta che i dipendenti seguano gli ordini dell'amministrazione senza domande. Uno stile amministrativo autorevole è comunemente usato nelle alte strutture degli uffici organizzativi e viene comunemente visto nelle forze dell'ordine e nei militari.
