Se lavori mai in una posizione amministrativa, potrebbe essere il tuo lavoro trascrivere i minuti. Può essere più difficile di quanto pensiate per trascrivere i minuti. Trascrivere i minuti significa trovare il giusto equilibrio tra riprodurre troppo poco e troppe note prese durante la riunione. Inoltre, devi esercitare non solo capacità di ascolto acuto ma una buona sensibilità editoriale. Seguendo la guida in basso, è possibile produrre una trascrizione dei minuti professionale.
Fai la tua trascrizione il più presto possibile dopo il tuo incontro. Sarai in grado di ricordare facilmente ciò che è emerso durante la riunione.
Autorizza correttamente il tuo documento dei minuti. Registrare i partecipanti alla riunione, l'obiettivo (i) della riunione e la data / la durata della riunione. Dovresti anche includere una chiave che elenchi le iniziali dei partecipanti accanto ai loro nomi completi, perché ogni volta che un partecipante parla, puoi far precedere le loro dichiarazioni con le loro iniziali.
Trascrivi l'incontro nel suo ordine cronologico. Dividere le discussioni / conversazioni per argomento, se più di un argomento è stato discusso durante la riunione. Ad esempio, se la discussione cambia da preoccupazioni di bilancio a risorse umane, prefazione la seguente conversazione come segue: "La discussione è cambiata rispetto alle considerazioni del dipartimento risorse umane …"
Distinguere tra le discussioni importanti e non importanti durante la riunione. Ad esempio, certamente non vuoi trascrivere i momenti in cui qualcuno è andato fuori tema e ha parlato di questioni personali. Invece di menzionare che la discussione è andata fuori rotta, scrivi le ellissi "…" o qualcosa del genere, "Dopo circa un'ora di conversazione non correlata …"
Salvare il documento sul disco rigido (o unità flash) prima di stamparlo. Una trascrizione dei minuti registra la maggior parte delle decisioni importanti di un'azienda, quindi è essenziale che queste decisioni vengano salvate per riferimento futuro.
Suggerimenti
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Controlla sempre il tuo ortografia e grammatica prima di inviare la trascrizione dei minuti al tuo capo. Chiedi al tuo capo se c'è un modello che puoi usare per trascrivere i tuoi minuti. In caso contrario, chiedete se vi sono trascrizioni dei minuti precedenti a cui potete fare riferimento mentre scrivete la vostra.
avvertimento
Fai molta attenzione a registrare eventuali esplosioni in una riunione. Non menzionare la persona che sta dietro l'esplosione, ma affermi qualcosa del tipo: "È stato fortemente incoraggiato che …" Se non sei mai sicuro di associare un nome a una dicussione, consulta il presidente della riunione.
