L'assemblea generale annuale (AGM) è un incontro con i membri del consiglio di amministrazione, azionisti, investitori e alti dirigenti per rivedere le informazioni fiscali e coprire le decisioni chiave e le modifiche apportate nel corso dell'anno precedente. I verbali dell'AGM sono compilati come verbale della riunione e contengono dettagli specifici su eventuali decisioni importanti prese durante la riunione e note sugli ufficiali eletti. I verbali sono tipicamente allegati a un'appendice di rapporti discussi o presentati durante la riunione.
Digitare il nome della propria organizzazione, seguito da "Verbale della riunione generale annuale". Quindi digitare la data e l'ora complete della riunione avviata e la posizione della riunione. La posizione dovrà includere il nome della sala conferenze e il luogo in cui si svolge la riunione.
Scrivi il preambolo. Usa il numero romano "I" seguito dal termine PREAMBOLO per presentare i partecipanti. Elencare tutti i membri presenti alla riunione, a partire dal presidente. Quindi elencare il vicepresidente, il tesoriere, il segretario e i membri esecutivi presenti. Per questa sezione è possibile utilizzare nomi completi o nomi e cognomi iniziali.
Elenca gli osservatori e le scuse. Se ci sono partecipanti alla riunione presenti che non sono membri di ufficiali o di comitato, possono essere elencati come osservatori o scuse. Se nessuno rientra in nessuna delle due categorie, indica "Nil" per ciascuno.
Introduci i minuti della riunione precedente. Usa il numero romano "II" seguito da MINUTES OF MEVING PRECEDENTE per questa sezione. Indicare tutti i movimenti che sono stati spostati, distaccati e riportati alla presente riunione.
Presentare i report dell'incontro. Inizia questa sezione usando il numero romano "III" seguito da REPORTS. Elencare i report individualmente come voci di appendice.
Registra il processo elettorale. Usa il numero romano "IV" per indicare le elezioni per gli ufficiali di ritorno, il presidente, il vicepresidente, il segretario, il tesoriere e tutti gli altri funzionari eletti. Per ogni candidato, è necessario includere: la persona nominata; da chi sono stati nominati; che ha distaccato la nomina; e se il candidato abbia rifiutato o accettato la nomina. Il funzionario eletto sarà quindi indicato come tale nel verbale.
Registra le elezioni degli ufficiali pubblici. Se si eleggono agenti pubblici, sarà necessario elencare il nome del candidato e gli individui che hanno nominato e distaccato l'ufficiale.
Elenca tutte le mozioni approvate o presentate alla riunione. Una mozione è un voto a favore o contro una determinata politica o decisione e può essere presentata durante lo svolgimento della riunione. Elenca una di queste discussioni nei minuti e indica se il movimento è stato approvato o respinto.
Registra elementi "Altri affari". Sotto il numero romano "V", elenca e riassume le discussioni o gli eventi che hanno avuto luogo nel corso della riunione al di fuori delle elezioni e delle presentazioni. Un elenco puntato o da 2 a 3 frasi su ciascun elemento è in genere sufficiente per la revisione alla riunione successiva.
Elenca le informazioni sull'appendice e i dati finanziari. L'ultima sezione dei minuti dell'AGM deve elencare le appendici citate in precedenza nel verbale e terminare con un riepilogo dei dati finanziari fornito dal tesoriere.
Suggerimenti
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L'Assemblea generale si tiene in genere ogni anno per informare i membri delle attività dell'anno precedente ed eleggere funzionari e funzionari pubblici per l'anno successivo. Copie dei verbali dell'AGM possono essere distribuite a tutti i partecipanti poco dopo la riunione. Potrebbe essere necessario che il segretario fornisca una copia dei verbali dell'AGM alla riunione successiva per la revisione.
