Una comunicazione aziendale efficace è vitale per il successo della tua organizzazione. Ha un impatto importante sulle prestazioni della tua azienda e sulla produttività dei dipendenti, nonché sulla tua linea di fondo. Come imprenditore, devi essere in grado di comunicare chiaramente la tua visione e i tuoi obiettivi, creare relazioni con clienti e potenziali partner e interagire con il tuo team.
Elementi essenziali della comunicazione aziendale
Dirigenti, amministratori delegati, team leader e altri professionisti devono imparare come essere buoni comunicatori per adempiere alle proprie responsabilità. Che tu voglia vendere più prodotti, costruire una squadra forte o massimizzare i tuoi sforzi di marketing, è importante padroneggiare gli elementi essenziali della comunicazione aziendale.
Se vuoi avere successo, non è abbastanza per essere un buon stratega o avere idee brillanti. Certo, puoi assumere persone per comunicare con i tuoi clienti e promuovere i tuoi servizi, ma devi comunque esprimere la tua visione in parole. È tua responsabilità fornire feedback al tuo staff, ascoltare ciò che hanno da dire e discutere degli obiettivi dell'azienda.
La comunicazione aziendale è incentrata sulla condivisione di informazioni tra le persone all'interno e all'esterno dell'organizzazione. Può assumere molte forme, come comunicazione formale e informale, comunicazione interna ed esterna, comunicazione legale, comunicazione laterale o orizzontale e altro. Pensala come un canale a due vie per trasmettere istruzioni, idee, opinioni, relazioni e così via.
Affinché la comunicazione sia efficace, deve essere reciproca. Devi parlare chiaramente e ascoltare attentamente. Inoltre, assicurati di comprendere i fondamenti della comunicazione aziendale, che sono:
- Struttura
- Pertinenza
- Consistenza
- Chiarezza
- Recency e primato
- medio
Prima di tutto, il tuo messaggio deve essere ben strutturato e avere un'apertura, un corpo e una chiusura. Se stai inviando e-mail, effettuando telefonate o presentando un progetto, tieni a mente questi elementi strutturali. Inizia con una breve introduzione del tuo messaggio per far sapere al pubblico cosa aspettarsi. Ad esempio, potresti dire qualcosa del tipo "Oggi discuteremo la nostra strategia di marketing per il prossimo trimestre". Quindi, presenta le tue idee in dettaglio. A seconda del contesto, potrebbe essere necessario eseguire il backup delle affermazioni con fatti e cifre. Chiudi il tuo messaggio con una breve conclusione che delinea i punti chiave che hai discusso.
Assicurati che il tuo messaggio sia chiaro e pertinente per il pubblico di destinazione. Immagina di provare a spiegare a un cliente che ha bisogno di un rifacimento completo del sito web piuttosto che alcune piccole modifiche. Potresti essere tentato di discutere di web design, ottimizzazione dei motori di ricerca, frequenza di rimbalzo e altri aspetti tecnici, ma non farlo. Il cliente potrebbe non sapere cosa significano queste cose e perché contano. Invece, dovresti concentrarti su come una completa riprogettazione del sito web andrà a beneficio della sua attività. Digli che raggiungerà più clienti, aumenterà la notorietà del marchio, aumenterà i tassi di fidelizzazione, migliorerà la sicurezza dei dati e così via.
Mantieni sempre coerente il tuo messaggio, ma adattalo al pubblico e al contesto. Se cambi continuamente idea, rischi di perdere la tua credibilità.
Una cosa è dire ai tuoi dipendenti di salvaguardare i dati dei clienti e mantenere aggiornato il loro software e un'altra cosa per avere una politica di sicurezza in atto. La comunicazione scritta facilita la chiarificazione delle idee e assicura che tutti siano sulla stessa pagina.
Inoltre, assicurati che il tuo messaggio sia memorabile. Includi una dichiarazione forte e chiara che rafforza le tue convinzioni e si riferisce all'argomento. Prendi in considerazione l'idea di iniziare o terminare il tuo messaggio con una citazione o un'altra apertura potente. A volte, l'umorismo può aiutare anche. Che tu stia parlando con un cliente o un dipendente, dalle qualcosa da ricordare.
Secondo gli psicologi, alcune persone hanno maggiori probabilità di ricordare ciò che hanno visto o sentito per l'ultima volta. Questo è chiamato l'effetto di recency. Altri tendono a ricordare ciò che hanno visto o sentito per la prima volta, il che è noto come effetto del primato. Pertanto, ha senso iniziare e / o chiudere il tuo messaggio con una potente affermazione.
Un'altra cosa da considerare è il mezzo di comunicazione. Come pensi di far passare il tuo messaggio? Esistono diversi tipi di mezzi di comunicazione e ognuno ha caratteristiche uniche. Questi includono ma non sono limitati a:
- presentazioni
- Rapporti
- Comunicazione online
- Riunioni di lavoro
- Riunioni video e telefoniche
- Social media
- Supporti stampati
- Contratti e altri documenti scritti formali
Aspetti giuridici della comunicazione aziendale
Quando stai scrivendo un contratto o documenti legali, è ancora più importante comunicare in modo chiaro. Una cattiva comunicazione può comportare multe salate, frodi, diffamazione, perdite di reddito e costose azioni legali.
Familiarizza con le leggi del tuo stato o contea, comprese quelle relative alla pubblicità. Le tue campagne di marketing, ad esempio, devono essere veritiere e conformi alle leggi del tuo settore. Se stai vendendo integratori alimentari, non puoi affermare che i tuoi prodotti curano o prevengono malattie. Inoltre, non è possibile commercializzare alcol e sigarette come vantaggiose per i clienti. Esegui il backup delle tue affermazioni con fatti concreti e fai le necessarie rivelazioni.
Controlla i tuoi contratti e accordi commerciali. Se hai qualcosa da dire, mettilo per iscritto. Includere una sezione che definisce chiaramente i termini utilizzati nel contratto. Aggiungi sezioni pertinenti, come la durata e la risoluzione del contratto, le garanzie, la separabilità e la riservatezza.
Fai attenzione anche a come comunichi con il tuo staff. Scegli attentamente le tue parole. Astenersi dal fare minacce o discriminare i dipendenti. Ad esempio, se dici a un dipendente che è troppo giovane per intraprendere un progetto specifico, potresti essere accusato di discriminazione per età. Un manager che prende in giro i dipendenti disabili può essere accusato di discriminazione per invalidità, anche se il suo comportamento non era inteso a danneggiare la persona in questione.
Perché la comunicazione aziendale è importante?
Conoscendo gli aspetti chiave della comunicazione, non è difficile capire perché è così importante. Una comunicazione efficace può rafforzare la relazione con clienti, dipendenti e partner commerciali garantendo nel contempo la conformità legale. Inoltre, può darti un vantaggio competitivo e aiutarti a ottenere il massimo dai tuoi sforzi di marketing.
L'importanza della comunicazione esterna in un'organizzazione non dovrebbe essere sottovalutata. In qualità di manager o imprenditore, devi essere in grado di trasmettere il tuo messaggio al pubblico di destinazione, nonché a investitori, azionisti, fornitori e potenziali partner. Gli eventi dal vivo, ad esempio, ti danno la possibilità di catturare l'attenzione dei tuoi potenziali clienti o ottenere finanziamenti sicuri per la tua piccola impresa. Un discorso ben pensato o una presentazione di prodotto coinvolgente può aumentare la tua reputazione e generare vendite. Interviste e comunicati stampa ti permettono di informare i clienti e gli investitori sui tuoi ultimi progetti. Ad esempio, potresti voler parlare della tua nuova collaborazione con un marchio o di una nuova linea di prodotti che distruggerà il settore. Se comunichi chiaramente e fornisci un valore reale, generi ronzio intorno al tuo marchio.
Anche la comunicazione interna è essenziale. Quasi la metà dei dipendenti raramente o non lascia mai una riunione sapendo cosa fare dopo. In effetti, il 21 percento dei professionisti non ha un piano formale per la comunicazione interna. Se non si riesce a indicare chiaramente lo scopo e gli obiettivi di una riunione, è possibile creare confusione e conflitti sul posto di lavoro.
I leader che sono buoni comunicatori possono aumentare il morale dei dipendenti, ridurre i tassi di turnover e aumentare la produttività nell'organizzazione. Hanno anche un legame più forte con i loro team e sperimentano meno conflitti. Inoltre, una comunicazione interna efficace garantisce che i dipendenti comprendano i loro ruoli e il contributo che stanno apportando alla crescita e al successo dell'azienda.
