L'autore e editorialista Harvey MacKay una volta ha detto: "Se non si riesce a pianificare, allora si prevede di fallire". In nessun luogo questo è più vero che nella gestione dei progetti. Un leader di progetto di successo deve essere in grado di destreggiarsi tra molti palloni mentre ha a che fare con una squadra diversificata di persone, e la pianificazione strategica, la valutazione e la misurazione sono al centro di tutto. Se mettete insieme un piano meticoloso, comunicate chiaramente alla vostra squadra e misurate i progressi lungo il percorso, il percorso verso un progetto di successo è quasi certo.
Definisci i tuoi obiettivi. Prima di poter iniziare a guidare qualsiasi progetto, è necessario lavorare a stretto contatto con il cliente per essere sicuro di essere sulla stessa pagina quando si tratta di ciò che ci si aspetta dal risultato finale e che le aspettative del cliente sono ragionevoli. Creare un documento di definizione del progetto che fornisca una panoramica generale, stabilisca gli obiettivi concordati e includa l'ambito del progetto, eventuali ipotesi e rischi, il modo in cui si prevede di avvicinarsi al progetto, quali parti della propria organizzazione lavoreranno al progetto e i costi stimati e stime di durata. Non iniziare un progetto senza questo documento firmato dagli sponsor o dai clienti e da eventuali stakeholder chiave.
Pianifica, pianifica e pianifica ancora. Jack Gido e James Clements, autori di "Successful Project Management", affermano che "dedicare del tempo a sviluppare un piano ben ponderato prima dell'inizio del progetto è fondamentale per il successo di qualsiasi progetto". Inizia la tua pianificazione suddividendo il progetto in una serie di secchi più piccoli, identificando i compiti all'interno di ciascuno. Includere chiare pietre miliari nella pianificazione, che ti aiuteranno a valutare se sei sulla buona strada o meno mentre il progetto avanza. Includi i costi che dovrai sostenere in ogni fase del percorso e le ore di manodopera stimate per ogni attività.
Assemblare una squadra per lavorare sul progetto in base alle ore uomo e alle competenze necessarie identificate durante il processo di pianificazione. Comunicare chiaramente gli obiettivi generali, gli obiettivi, la portata e il budget, nonché i loro ruoli individuali nel progetto. Assicurati che ogni membro del team abbia il budget e le risorse per portare a termine il lavoro. Utilizza i grafici RACI in base alle esigenze, in modo che sia chiaro chi è responsabile o responsabile di ogni traguardo, nonché chi sono i contributori e chi deve essere informato sui progressi.
Crea un programma per comunicazioni regolari con il team. Per i progetti a lungo termine, una riunione formale di gruppo al mese può essere sufficiente, passando a una volta alla settimana man mano che il progetto procede. Nelle ultime settimane di un progetto, potresti scoprire che sono necessarie riunioni giornaliere. Essere sempre accessibile a ogni singolo membro del team per rispondere alle domande.
Misura frequentemente i progressi del progetto. Il tuo compito è completare il progetto nei tempi, nel budget e alle aspettative degli stakeholder. Molti progetti, tuttavia, soffrono di gonfiamento del budget e creep di portata. Jason Westland, autore e amministratore delegato della società di gestione del progetto Method123, afferma che il budget del progetto dovrebbe essere una parte viva del progetto da rivedere su base continuativa con il team e gli stakeholder chiave per tutta la durata del progetto. Se si valutano regolarmente i progressi e si comunica in modo efficace con il proprio team, si dovrebbe essere in grado di identificare tempestivamente problemi con budget e ambito e apportare le correzioni necessarie.
