Robert Kent, ex preside della Harvard Business School, lo ha detto meglio: "Negli affari, la comunicazione è tutto". Spesso definita soft skill, la comunicazione fornisce un collegamento essenziale tra tutte le funzioni principali di un'organizzazione. Quando il personale e l'amministrazione si impegnano in modo efficace in tutte le forme di comunicazione scritta e orale, l'organizzazione migliora la propria redditività e credibilità all'interno della comunità imprenditoriale.
Standardizzare i metodi di comunicazione Ogni individuo all'interno di un'organizzazione ha uno stile di comunicazione preferito: e-mail, segreteria telefonica, memo, intranet aziendale o conversazioni faccia a faccia. I problemi sorgono quando i dipendenti fanno molto affidamento su un particolare metodo, come i promemoria, ed evitano di trattare direttamente con i colleghi. Se sei un manager o supervisore, indica chiaramente a tutti i dipendenti il metodo di comunicazione preferito per situazioni specifiche.
Promuovere più comunicazione faccia a faccia. I dipendenti possono comunicare abilmente informazioni fattuali utilizzando e-mail, intranet, fax e posta vocale. Ma devono usare un approccio più diretto quando si tratta di emozioni umane; per esempio, promozioni, dimissioni, rimproveri, differenze di opinione e messaggi di congratulazioni.
Pratica l'ascolto attivo. Andare oltre l'ascolto solo del contenuto del discorso di un individuo. Ascolta l'intera persona osservando attentamente le espressioni facciali, i gesti e i cambiamenti di postura. Ascoltare senza giudizio e astenersi dall'interrompere. Ad intervalli appropriati, ripeti ciò che pensi di aver sentito e chiedi al dipendente ulteriori chiarimenti.
Rispetta la diversità. Il posto di lavoro non è più omogeneo; i dipendenti riflettono le differenze di età, razza, etnia, abilità fisiche e orientamento sessuale. In qualità di manager o supervisore, devi essere consapevole dei diversi stili di comunicazione e di lavoro. Ad esempio, alcuni dipendenti asiatici potrebbero non sentirsi a proprio agio con il contatto visivo diretto. In questi casi, la comunicazione faccia a faccia può essere imbarazzante e stressante.
Aumentare la partecipazione dei dipendenti durante le riunioni. Designare un facilitatore diverso in ogni riunione; questo darà a ogni dipendente l'opportunità di migliorare le proprie capacità di leadership e comunicazione. Inizia ogni riunione con un rompighiaccio diverso e sollecita attivamente le opinioni dei dipendenti più silenziosi.
