Il Dipartimento del lavoro degli Stati Uniti stima che il numero di veicoli su strada continuerà ad aumentare nei prossimi 10 anni, creando una domanda per i professionisti e le strutture di riparazione auto. Le aziende di riparazioni automatiche trarranno beneficio da questo aumento del traffico, ma l'aumento delle normative federali e statali sull'industria automobilistica richiederà più documentazione. Attualmente, le aziende di riparazioni automatiche richiedono prove documentate che attestino la loro conformità alle leggi sulle licenze statali e alle normative federali sulla protezione ambientale. Senza la necessaria documentazione normativa, le aziende di riparazione auto devono affrontare pesanti multe e possibili patti detentivi.
Articoli di cui avrai bisogno
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Pubblicazione 584 dell'Internal Revenue Service (IRS) degli Stati Uniti
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Pubblicazione IRS 15 - Guida tributaria circolare dei datori di lavoro E
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Modulo di valutazione del respiratore per la sicurezza sul lavoro e la gestione dell'OSHA
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Scheda di sicurezza del materiale OSHA
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Registro OSHA 300 di infortuni e malattie legate al lavoro
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Riepilogo OSHA 300A di infortuni e malattie legate al lavoro
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Rapporto sugli incidenti di lesioni e malattie OSHA 301
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US Revenue Service: Pubblicazione 538 Metodi dei periodi contabili
Organizzare un sistema di archiviazione per conservare la documentazione richiesta dall'IRS e dai tesori dello stato come prova della conformità alla tassa professionale. Per rispettare le normative fiscali aziendali, conservare documenti quali ricevute di pagamento, fatture, registrazioni di depositi bancari e trattenute sulle buste paga. L'IRS offre IRS Publication 583 e Publication 15 - Circular E Employers Tax Guide per aiutare le aziende con detrazioni fiscali e ritenute alla fonte. Offre anche consigli su come mantenere questi file. Assicurati di contattare il Dipartimento delle Entrate del tuo stato per determinare la documentazione fiscale locale richiesta.
Utilizzare i metodi IRS Pubblicazione 538 Periodi contabili per aiutare a selezionare un sistema di fatturazione richiesto quando si archivia tutta la documentazione relativa all'officina di riparazione auto relativa ai clienti, comprese tutte le stime di riparazione, fatture o dichiarazioni di servizio. I titolari delle imprese dovranno rivedere tutte le leggi sulla divulgazione delle riparazioni auto statali o provinciali per ulteriori rapporti sulla conformità. Le normative variano a seconda dello stato e della contea, ma la maggior parte degli stati richiede che tutte le aziende di riparazione automatica conservino tutti i file delle transazioni per un certo periodo.
Ottenere moduli e mantenere i file conformi alle normative ambientali federali e statali per la sicurezza dei dipendenti.L'Amministrazione per la sicurezza e la salute sul lavoro, o OSHA, richiede un piano di comunicazione e sicurezza dei pericoli per tutte le imprese che producono rifiuti pericolosi. Un modulo di valutazione per la respirazione OSHA è richiesto se gli addetti alle riparazioni auto usano respiratori per la protezione. L'OSHA ha anche moduli specifici per la conservazione dei registri: registro OSHA 300 di infortuni e malattie legate al lavoro, Riassunto delle lesioni e malattie legate al lavoro e OSHA 300A e verbale OSHA 301 sugli infortuni e le malattie. Ciascun modulo di registrazione dei dati OSHA è richiesto dalla legge per tenere traccia delle malattie, degli infortuni e degli incidenti materiali che coinvolgono dipendenti. Contattate il dipartimento del lavoro del vostro stato e l'agenzia di protezione ambientale per i requisiti di segnalazione locali.
Riferisci e documenta tutti i depositi e lo smaltimento di rifiuti pericolosi in loco. Le aziende di riparazione auto devono documentare i loro inventari chimici e fornire una scheda di sicurezza dei materiali OSHA per ogni sostanza chimica pericolosa utilizzata all'interno del negozio. La maggior parte degli stati richiede alle imprese di riparazione auto di tenere registri sugli inventari chimici, informazioni sullo smaltimento dei rifiuti chimici, fatture relative ai servizi di smaltimento dei rifiuti pericolosi e informazioni sul riciclaggio dei rifiuti. Alcuni stati, come l'Ohio, richiedono alle imprese di riparazioni auto di registrarsi per un numero di identificazione di rifiuti pericolosi se lo smaltimento dei rifiuti pericolosi raggiunge una certa quantità. Tuttavia, dal momento che ogni stato ha requisiti diversi in materia di deposito e smaltimento dei rifiuti pericolosi, è essenziale che le imprese di riparazioni automatiche contattino il dipartimento per la protezione dell'ambiente dello Stato per ulteriori informazioni.
