A partire dal 2010, le aziende si affidano sempre più alla tecnologia per produrre beni e servizi e adempiere a compiti commerciali. Per adeguarsi a questi cambiamenti, le aziende a volte utilizzano firme elettroniche, note anche come firme elettroniche o firme digitali. Queste firme prendono il posto delle tradizionali firme ink-on-paper. Ci sono pro e contro associati all'uso di una firma elettronica, che tutti dovrebbero conoscere prima di implementare un sistema o una politica di firma elettronica.
Costo dell'apparecchiatura
Le firme elettroniche vengono create e lette da sofisticate tecnologie che utilizzano le reti per verificare i dati personali come la posizione aziendale o i numeri di previdenza sociale o che sono sufficientemente avanzati per confrontare i punti all'interno della scrittura a mano o un'impronta digitale con punti nelle immagini nei database. Questa attrezzatura non è sempre economica, come sottolineato dalla Guida per principianti. Anche una volta soddisfatti i costi iniziali, i progressi nella tecnologia delle firme elettroniche significheranno che un'azienda deve continuamente aggiornare i propri sistemi di firma elettronica e fornire supporto tecnico.
Clienti scoraggiati
I sistemi di firma elettronica presumono che le persone saranno a proprio agio o familiari con i metodi e le attrezzature di firma elettronica. Tuttavia, le precedenti generazioni di individui potrebbero non essere state esposte alla tecnologia più recente e quindi potrebbero avere difficoltà a utilizzarla inizialmente. Persino gli individui esperti di tecnologia dovranno ancora stare al passo con i cambiamenti tecnologici se vogliono condurre gli affari elettronicamente in futuro. La mancanza di esposizione a metodi e attrezzature, insieme alla necessità di continuare l'educazione tecnologica, può dissuadere alcuni clienti dall'usare una firma elettronica.
Riconoscimento
Il lavoro guidato da Fritz Grupe pubblicato nel numero del 2003 del CPA Journal indica che non vi è contraddizione nel riconoscimento delle firme elettroniche a partire dal 2010. Le persone non sono necessariamente tenuti a riconoscere una firma elettronica come valida, a seconda della loro giurisdizione.
Autenticazione e verifica
In termini di autenticazione e verifica dell'identità, una firma elettronica può essere migliore di una firma ink-on-paper, a seconda del sistema utilizzato. Ad esempio, se qualcuno perde una carta di credito non firmata, qualcun altro può firmarlo e la firma sul retro della carta corrisponderà alle firme di ricevuta, anche se la persona che firma non è il proprietario della carta. Al contrario, un sistema di firma elettronica basato sulle impronte digitali è molto più sicuro perché non è possibile replicare o forgiare la matrice di impronte digitali.
Commercio a lunga distanza
Con una firma elettronica, un individuo non deve essere nella stessa posizione geografica per completare una transazione o convalidare un contratto. Le persone possono quindi utilizzare le firme elettroniche per condurre affari da migliaia di chilometri di distanza, se necessario, aumentando le opportunità di business globale e i potenziali margini di profitto.
Riduzione del materiale e dello stoccaggio
Sia l'Immigrazione statunitense che le autorità doganali e le autorità doganali sostengono che le firme elettroniche riducono la quantità di materiali usati su base regolare e occupano meno spazio. Inoltre, le firme elettroniche facilitano attività quali il deposito elettronico e le ricerche di file e database elettronici. Ciò riduce il tempo necessario per trovare e verificare i dati. Nel complesso, questi fattori possono ridurre i costi aziendali.
