Quando un dipendente che utilizza un veicolo personale per svolgere il proprio lavoro riceve un compenso, ne beneficia anche il datore di lavoro. L'utilizzo di un'auto a fini commerciali può essere costoso. Anche una media di 100 miglia al mese significa diverse centinaia di dollari di spese nel corso di un anno. Alcuni datori di lavoro sono disposti a ritirare la scheda al fine di attirare e mantenere le persone qualificate che devono avere per avere successo. Ci sono due modelli ampiamente utilizzati per compensare i dipendenti per l'uso della propria auto: l'assegno auto e il rimborso del chilometraggio.
Nozioni di base di assegni auto aziendali
L'assegno per auto aziendale è una somma prestabilita pagata a un dipendente come risarcimento per la guida del proprio veicolo per motivi di lavoro. MileIQ dice che le aziende usano le indennità per le auto per ridurre al minimo i costi di contabilità. Una volta che a un dipendente è stato assegnato un assegno auto, tale importo viene semplicemente aggiunto alla busta paga del dipendente. Ad esempio, se l'assegno auto è di $ 500 al mese, questa somma viene pagata al dipendente tramite il suo stipendio.
Come vengono determinati gli assegni di autovettura
I datori di lavoro si basano su due stime per determinare quanto dovrebbe essere un assegno auto. Il primo è il numero di miglia legate al business che un dipendente guida; il secondo è il costo di gestione di un veicolo personale. L'obiettivo è determinare i costi operativi del veicolo, iniziando dal costo del gas. L'azienda quindi aggiunge spese per assicurazione, tasse, manutenzione, riparazioni e svalutazione. Il risultato viene convertito in un tasso per miglio e moltiplicato per la stima del chilometraggio. Questa è essenzialmente la stessa procedura utilizzata dall'Internal Revenue Service per impostare la sua tariffa chilometrica standard per l'uso commerciale dei veicoli. Di conseguenza, l'assegno per auto medio è all'incirca uguale al tasso di chilometraggio standard IRS. Tuttavia, il costo di un'impresa per il pagamento di un assegno automobilistico è più alto rispetto a quando viene utilizzato un modello di rimborso delle miglia e il dipendente finisce con meno soldi dopo le tasse secondo Motus.
Conseguenze fiscali delle indennità auto
L'IRS considera gli assegni di auto come redditi che sono tassabili per il dipendente nello stesso modo in cui il suo salario è imponibile. Ciò significa che le società devono anche pagare le imposte applicabili sull'importo, ad esempio la parte del datore di lavoro della tassa di previdenza sociale. Al contrario, un rimborso di chilometraggio è classificato come una spesa aziendale. Il dipendente non paga imposte sul reddito o altre imposte sul denaro, e il datore di lavoro non paga le imposte sui salari. Se un dipendente non riceve alcun compenso per la guida aziendale, può detrarre il chilometraggio al tasso IRS standard. Questo tasso è stato fissato a 54,5 centesimi al miglio per l'anno fiscale 2018.
Modello di rimborso miglia
Quando un'azienda paga un rimborso in miglia invece di un'indennità per l'auto, le norme IRS stabiliscono limitazioni e requisiti di documentazione che non si applicano alle quote. Il dipendente deve tenere un registro delle miglia che include le letture del contachilometri insieme allo scopo e alla destinazione di ogni viaggio di lavoro. È ammesso solo il viaggio per motivi puramente aziendali: il pendolarismo da e per il lavoro non è un chilometraggio qualificato. Poiché i rimborsi di miglia non sono reddito imponibile, l'impiegato finisce con più soldi rispetto all'importo al netto delle tasse di un'indennità di auto.
