I commenti sulla prestazione lavorativa di un dipendente possono svolgersi nel corso di una valutazione annuale della performance, oppure i commenti possono essere forniti durante le conversazioni informali con un dipendente. I supervisori che valutano le prestazioni lavorative dei dipendenti devono attenersi a determinati protocolli e pratiche aziendali quando forniscono ai dipendenti feedback sui loro livelli di prestazione. I commenti sulle prestazioni lavorative dei dipendenti devono essere eseguiti in modo razionale e ben documentato con sufficienti opportunità per il dipendente di fornire input.
Esaminare il file del personale del dipendente. Se si sta conducendo una valutazione annuale della prestazione e si intende fornire commenti come parte della riunione di valutazione, rivedere tutta la documentazione disponibile per il periodo di valutazione. Ad esempio, promemoria di azioni disciplinari e correttive, registrazioni di presenze, registri di lavoro, encomi e autovalutazione dei dipendenti sono materiali da esaminare prima di incontrare il dipendente per fornire commenti sulle prestazioni. Guarda le prestazioni lavorative del dipendente nella sua totalità prima di costruire commenti per un periodo di valutazione durante una valutazione annuale.
Pianifica un momento per incontrare il dipendente sulla sua prestazione. Se il dipendente non ha previsto un incontro con te per discutere delle prestazioni, dille esattamente quale sia l'argomento dell'incontro e incoraggiarla a portare materiali e note pertinenti sulla sua performance. Ricorda al dipendente che la riunione deve essere una conversazione, non un rapporto unilaterale sulla sua prestazione senza input o feedback da parte dei dipendenti.
Iniziare l'incontro con una nota positiva riconoscendo i contributi del dipendente, le sue qualifiche e il modo in cui l'azienda apprezza le sue capacità e qualifiche. Fornire commenti e eseguire il backup dei commenti con la documentazione. Attenersi a fatti e osservazioni personali su questioni relative al lavoro. Astenersi dall'usare un tono accusatorio quando fornisci un feedback costruttivo e non fare affidamento su informazioni di seconda mano a meno che non ci sia documentazione scritta a sostegno delle osservazioni di altri. Comunicare efficacemente con il proprio dipendente durante questo incontro è essenziale. Nolo, un fornitore di informazioni legali per i datori di lavoro, fornisce suggerimenti per dare un feedback dei dipendenti nella sua scheda di guida intitolata "Come condurre una valutazione dei dipendenti". Si afferma: "Concentrati su quanto bene (o male) il lavoratore fa il lavoro - non sulle caratteristiche o caratteristiche personali del lavoratore".
Rivedi gli incidenti specifici in cui hai osservato che il dipendente svolgeva le sue mansioni lavorative. Fornire un feedback equilibrato - in altre parole, non concentrarsi su un feedback rigorosamente costruttivo o negativo, anche se questo era l'intento della tua conversazione. Fornisci esempi di prestazioni dei dipendenti che soddisfano le aspettative di performance dell'azienda. Identifica le aree in cui ritieni che il dipendente dimostri prestazioni eccellenti e nota le aree in cui potrebbe migliorare le sue prestazioni.
Documenta la tua conversazione con il dipendente. Se l'incontro è il culmine di una valutazione della performance, fornire al dipendente una copia del documento di valutazione e chiederle di firmarlo. Se si tratta di un incontro informale in cui si forniscono feedback costruttivi e suggerimenti per il miglioramento, coinvolgere il dipendente in un dialogo su come migliorare le sue prestazioni. Chiedi quale formazione e quali risorse ha bisogno di migliorare e indica quando la seguirai per fornirti gli strumenti di cui ha bisogno. Se l'incontro è per discutere di prestazioni che superano le aspettative dell'azienda, dì al dipendente che riassumi i tuoi commenti e metti una copia del riassunto nel suo file personale, oltre a fornirgli una copia.
