Una checklist di verifica ISO 9001 è uno strumento, uno dei tanti nella cassetta degli attrezzi del revisore, utilizzato per valutare il sistema di gestione della qualità di un'organizzazione. Considera un'analogia comparando il SGQ con il progetto di un falegname e l'auditor con un ispettore di costruzione. L'obiettivo è quello di valutare il lavoro svolto rispetto a come il piano dice che dovrebbe essere fatto e anche in confronto con i codici di costruzione - o, in questo caso, i requisiti ISO 9001. Gli elenchi di controllo dovrebbero essere progettati per aiutare con tale valutazione, non per aggiungere la burocrazia.
Revisione della documentazione
Una checklist può essere progettata per eseguire una revisione della documentazione. Dopo aver verificato che la procedura di controllo dei documenti dell'organizzazione così come scritta rispetta i requisiti ISO 9001, progettare l'elenco di controllo estraendo elementi specifici da tale procedura. Concentrare le domande sul controllo del documento stesso, con solo una o due domande che rispondono ai requisiti ISO 9001 specifici per il processo sottoposto a verifica. È sufficiente chiedere: "Quali clausole ISO 9001 si applicano a Process ABC?" e "Process ABC soddisfa questi requisiti?" Non è necessario riscrivere l'intero standard come domande sulle checklist.
Responsabilità e impegno della direzione
Una lista di controllo può essere progettata specificamente per un controllo di gestione. La checklist può identificare ciascuna clausola che stabilisce un requisito come una responsabilità diretta del top management e di altri elementi pertinenti, come la pianificazione delle risorse umane e dell'infrastruttura. Questo elenco di controllo può essere utilizzato inizialmente durante un colloquio di gestione e quindi completato nel corso dell'audit in quanto le prove vengono valutate in tutta l'organizzazione.
Formazione e competenza
Una lista di controllo può spingere i revisori a ricordare requisiti universalmente applicabili, come la formazione e la competenza. Quando si segue una pista di controllo che copre altre clausole, questi requisiti possono a volte essere trascurati e richiedono un'attività di follow-up prima che l'audit possa essere chiuso. Una lista di controllo può aiutare gli auditor a cercare prove che i dipendenti siano competenti per i lavori che svolgono in base all'istruzione, alla formazione, alle competenze e all'esperienza. Altrettanto importante è confermare che i piani d'azione siano sviluppati e realizzati per garantire che i dipendenti raggiungano i livelli di competenza necessari.
Processi in outsourcing
Gli elementi della lista di controllo dovrebbero coprire i processi in outsourcing. Questo può essere combinato con i requisiti universalmente applicabili indicati sopra. Il motto "lontano dagli occhi, lontano dalla mente" può indurre sia gli auditi che i revisori a dimenticare che il magazzino per i programmi A, B e C è ancora fatto sul sito, ma per il Programma X tale funzione viene ora eseguita da un fornitore logistico di terze parti. La norma ISO 9001 richiede specificamente che i processi in outsourcing siano controllati per garantire che soddisfino i requisiti del SGQ dell'organizzazione.
Monitoraggio e misurazione
Gli elenchi di controllo dovrebbero affrontare l'efficacia del processo di misurazione e le tendenze di monitoraggio per valutare la capacità del SGQ. Le misure possono includere dati di controllo del processo statistico complessi o possono essere semplici come il numero di reclami interni o esterni dei clienti. Gli elenchi di controllo dovrebbero consentire ai revisori di identificare quali metriche sono in atto e quali sono le tendenze che tali metriche hanno rivelato dal precedente audit. Gli elenchi di controllo dovrebbero anche ricordare agli auditor di cercare prove delle azioni intraprese per correggere le tendenze negative.
Aggiungere valore
Gli elenchi di controllo di controllo dovrebbero aggiungere valore piuttosto che esistere per il solo scopo di soddisfare un requisito del processo di audit interno. È più importante per un auditor seguire una pista di controllo che si presenta durante l'audit che seguire una checklist. Gli auditor inesperti possono perdere di vista tali percorsi quando fanno troppo affidamento sulle checklist.
