Quando un'azienda acquista macchinari, veicoli, software o altri articoli che si qualificano come beni a causa della loro usabilità a lungo termine, questi sono considerati spese in conto capitale. A causa del costo significativo, la maggior parte delle aziende pianifica in anticipo per questi acquisti; ma quando le macchine si rompono o la nuova tecnologia offre un'opportunità per un'azienda di snellire i processi, la spesa di grandi quantità di denaro deve essere soppesata rispetto all'utilità dell'acquisto. Per creare una politica riguardante queste spese, la direzione deve esaminare la cronologia delle spese della società e trarre conclusioni di conseguenza.
Analizzare i precedenti documenti contabili per determinare eventuali modelli di spesa per i beni strumentali e stimare le spese annuali non pianificate dovute alla sostituzione delle attrezzature.
Stabilire un budget di modello che includa esperienze passate e spese pianificate. Stimare la percentuale di spese in conto capitale non pianificate e includere un'indennità per tali voci.
Determina in che modo le decisioni riguardanti le spese non pianificate sono state prese in passato e osserva come sono state formulate le decisioni di successo.
Scrivere procedure per identificare le spese in conto capitale che andranno nel budget, inclusi i modelli RFP (richiesta di proposta), i requisiti di offerta, i requisiti di pagamento, la documentazione di necessità e un elenco di recensioni e approvazioni che devono aver luogo prima di includere l'elemento di costo nel budget.
Scrivi un elenco di azioni che spieghi come devono essere prese le decisioni sulle spese non pianificate. Dovrebbe essere inclusa la dovuta diligenza applicata alle spese preventivate, oltre a un sistema per confrontare le spese previste con le ipotesi di entrate e valutare il livello di rischio associato alla spesa di quel denaro.
Organizzare la propria politica con un'introduzione che indichi gli obiettivi della politica, una sezione che copra le spese in conto capitale pianificate e il processo di includerle nel bilancio, una sezione sulle spese in conto capitale non pianificate e su come dovrebbero essere valutate, e una politica per determinare la quantità di indennità per spese in conto capitale non pianificate che dovrebbero essere incluse nel bilancio annuale.
Suggerimenti
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Una politica è valida solo come la sua applicazione. Durante il processo di creazione della politica, è necessario che tutti i gestori che potrebbero essere interessati partecipino attivamente alla sua formulazione e ottengano approvazioni scritte su tutti gli elementi principali della politica.
avvertimento
Siate pronti a modificare la vostra nuova politica al sorgere delle occasioni. Il controllo del rischio di effettuare spese in conto capitale non pianificate coinvolge un reparto contabilità forte e reattivo in grado di fornire informazioni finanziarie accurate in qualsiasi momento.
