Le relazioni di giustificazione raccomandano cambiamenti nelle politiche o procedure aziendali. Forniscono prove che giustificano una linea di condotta che risolve un problema o migliora le prestazioni, ad esempio. Spesso presentano soluzioni che si traducono in risparmi o guadagni finanziari. Per creare un rapporto efficace, è necessario produrre argomentazioni convincenti e prove a supporto per sostenere le modifiche che si stanno proponendo.
Utilizzare un'intestazione di nota di base (A / Da / Data / Oggetto) e inserirla. Indicare chi deve leggere il rapporto, chi lo ha scritto e qual è l'oggetto del contenuto.
Scrivi un paragrafo di apertura che descriva il problema o lo scopo del tuo rapporto. Spiega in poche frasi quali sono i tuoi consigli e spiega i vantaggi che porteranno.
Scrivi un'introduzione al tuo rapporto che descriva in dettaglio lo scopo e il significato del tuo rapporto. Includi informazioni di base pertinenti che aiuteranno il lettore a comprendere i motivi e i ragionamenti dietro i tuoi consigli.
Utilizza il corpo principale del rapporto per spiegare come suggerisci di implementare i tuoi consigli. Fornire dettagli specifici sulle nuove procedure o soluzioni e sugli effetti che avranno. Spiega chi sarà coinvolto, cosa faranno, quanto costerà e quanto tempo ci vorrà per eseguire.
Indica la ricerca oi metodi che hai seguito per arrivare alle tue conclusioni. Includere gli svantaggi e i problemi che potrebbero creare le nuove procedure, nonché i vantaggi. Sii preciso, organizza il tuo materiale logicamente ed è giusto; questo aggiungerà forza ai tuoi argomenti.
Termina il rapporto di giustificazione con un breve riepilogo delle conclusioni e delle raccomandazioni. Non introdurre nuove informazioni in questa fase; esamina invece gli argomenti principali a supporto dei tuoi consigli. Scrivi un breve paragrafo di chiusura per il tuo memo.
Suggerimenti
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Evidenzia i vantaggi dei tuoi consigli e spiega in che modo superano eventuali inconvenienti. Mantieni la tua scrittura positiva. Evita parole come forse, forse e forse. Fornire equilibrio alla relazione discutendo soluzioni alternative. Metti la raccomandazione che ritieni più duratura. Sii chiaro su quali passi pensi che dovrebbero essere presi nelle tue raccomandazioni. Evitare le generalità; Sii specifico. Introduci ogni consiglio con un verbo attivo per aggiungere forza ai tuoi suggerimenti.
