Le politiche e le procedure sono una parte vitale della gestione aziendale perché impediscono a ciascun dipendente di dover reinventare la ruota e forniscono uno standard rispetto al quale valutare le prestazioni individuali.
Qual è la differenza tra una politica e una procedura?
Nei termini più semplici, una politica definisce un risultato, mentre una procedura definisce i mezzi per la fine. Ad esempio, potrebbe essere la politica aziendale che tutti gli acquisti dei dipendenti vengano pubblicati da un altro dipendente, mentre la procedura per raggiungere tale obiettivo potrebbe essere che le ricevute debbano includere sia il nome del dipendente che ha effettuato l'acquisto sia il nome del dipendente che lo ha chiamato su.
Come sviluppo le politiche aziendali?
Sarebbe bello se potessi creare una serie completa di politiche aziendali quando aprirai la tua attività per la prima volta e non dovrai mai rivederle. Tuttavia, il documento sulle procedure e le procedure dovrebbe essere considerato come un documento vivente, con nuove politiche aggiunte in caso di necessità.
Quando è necessario modificare le politiche e le procedure?
Uno dei migliori esempi di quando un criterio potrebbe dover essere aggiornato è quando un'azienda converte da un sistema manuale a uno gestito elettronicamente.
Se le politiche e le procedure possono essere cambiate, perché devono essere scritte?
Mantenere tutte le politiche e le procedure in forma scritta migliora le probabilità che vengano applicate in modo equo e imparziale a tutti i dipendenti dell'azienda. Ad esempio, se un manager disciplina un dipendente per aver mangiato patatine al largo del nastro trasportatore, il dipendente potrebbe dichiarare di ignorare la politica se non gli è stata fornita una copia di un manuale del dipendente che dichiari in anticipo la politica "non mangiare".
In che modo è possibile utilizzare criteri e procedure per le valutazioni delle prestazioni?
Politiche e procedure chiare consentono a ciascun dipendente di sapere come verrà giudicata e ciascun manager può confrontare obiettivamente le prestazioni individuali. Ad esempio, se la politica prevede che ogni dipendente esegua cinque controlli di qualità all'ora e documenti i suoi assegni in un registro, è molto facile per un manager sedersi alla fine della giornata e vedere chi incontra lo standard e chi non è.
In che modo un manager può utilizzare criteri e standard di rendimento?
Su base giornaliera, i manager possono utilizzare gli standard come momenti di coaching, mostrando a un dipendente dove le sue prestazioni devono migliorare o dove la sua performance è stellare. Alla fine di un certo periodo di tempo, a ciascun dipendente può essere mostrata la sua prestazione media rispetto allo standard, e decisioni come aumenti di merito, promozioni o persino la fidelizzazione dei dipendenti possono essere fatte su una base obiettiva, equa e imparziale.
